Als Freiberufler*in kümmern Sie sich nicht nur um Ihre Projekte, sondern auch um zahlreiche administrative Aufgaben – das Erstellen von Rechnungen eingeschlossen. Mit ein paar einfachen Schritten gelingt es Ihnen jedoch, Rechnungen zu erstellen, die professionell wirken und alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, worauf es beim Rechnungsschreiben ankommt: von den Pflichtangaben bis zu praktischen Tipps, die Ihnen den Alltag erleichtern.
Muss ich als Freiberufler*in Rechnungen schreiben?
Ja, als Freiberufler*in müssen Sie in Deutschland Rechnungen schreiben – und zwar gesetzlich verpflichtend. Sobald Sie eine Dienstleistung erbracht oder ein Honorar vereinbart haben, sind Sie verpflichtet, diese Leistung innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung in Rechnung zu stellen.
Diese Pflicht ergibt sich aus § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), das für alle Unternehmer*innen gilt – also auch für Freiberufler*innen. Eine Rechnung ist dabei nicht nur die Grundlage für die Bezahlung durch Ihre Kund*innen, sondern auch ein zentraler Bestandteil Ihrer steuerlichen Dokumentation.
➡️ Warum ist das Schreiben von Rechnungen so wichtig?
Rechtliche Absicherung: Eine ordnungsgemäße Rechnung schützt Sie bei Streitigkeiten und ist Voraussetzung für Mahnungen oder rechtliche Schritte.
Steuerliche Nachweise: Sie benötigen Rechnungen für Ihre Buchhaltung und Steuererklärung.
Zahlungsgrundlage: Ohne Rechnung kann Ihr Kunde oder Ihre Kundin die Zahlung verweigern oder verzögern.
➡️ Dürfen Freiberufler*innen auch ohne Gewerbe Rechnungen schreiben?
Ja, Freiberufler*innen dürfen auch ohne Gewerbe Rechnungen schreiben – und sind sogar gesetzlich dazu verpflichtet, wenn sie eine Leistung erbracht haben.
In Deutschland unterscheidet das Steuerrecht zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit. Wenn Ihre Tätigkeit zu den sogenannten Katalogberufen nach § 18 EStG gehört – etwa als Journalist*in, Designer*in, Übersetzer*in, IT-Berater*in oder Ärzt*in – gelten Sie als Freiberufler*in und müssen kein Gewerbe anmelden.
Das bedeutet:
Sie müssen keine Gewerbesteuer zahlen.
Sie brauchen keinen Gewerbeschein.
Sie dürfen Rechnungen schreiben, solange Sie beim Finanzamt als Freiberufler*in registriert sind.
Welche Angaben müssen in Ihrer Rechnung als Freiberufler*in stehen?
Wenn Sie als Freiberufler*in Rechnungen schreiben, gibt es einige Pflichtangaben, die enthalten sein müssen, damit Ihre Rechnung rechtsgültig und steuerlich korrekt ist. Hier ist ein übersichtlicher Leitfaden:
Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie die des Rechnungsempfängers
So ist eindeutig nachvollziehbar, wer die Rechnung stellt und wer sie erhält.
Beispiel: Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt – Rechnung an Anna Beispiel, Beispielweg 2, 54321 Beispielstadt.
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Diese Nummer ist für die steuerliche Verarbeitung Ihrer Rechnung unerlässlich.
Beispiel: Steuernummer: 123/456/789 oder USt-IdNr.: DE123456789.
Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung muss eindeutig identifizierbar sein. Eine fortlaufende Nummerierung hilft dabei, Ordnung zu halten.
Beispiel: Rechnungsdatum: 10.11.2024, Rechnungsnummer: 2024-001.
Beschreibung der erbrachten Leistung
Was wurde geleistet, wann und in welchem Zeitraum? Eine präzise Beschreibung sorgt für Transparenz.
Beispiel: Grafikdesign für Unternehmensbroschüre, Zeitraum: 1.–7. November 2024.
Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz und Bruttobetrag
Geben Sie den Nettobetrag, den angewendeten Mehrwertsteuersatz (z. B. 19 %) und den daraus resultierenden Gesamtbetrag an.
Beispiel: Nettobetrag: 1000 €, 19 % MwSt.: 190 €, Bruttobetrag: 1190 €.
➡️ Welche Steuernummer muss auf der Rechnung stehen?
Auf Ihrer Rechnung als Freiberufler*in muss entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) stehen – je nach Art Ihrer Tätigkeit und Kundschaft:
Für Geschäfte innerhalb Deutschlands:
Sie können Ihre persönliche Steuernummer verwenden, die Ihnen vom Finanzamt für Ihre freiberufliche Tätigkeit zugewiesen wurde. (Tipp: Sie können sie hier einfach online beantragen.)
Alternativ dürfen Sie auch Ihre USt-IdNr. angeben – etwa, wenn Sie Ihre private Steuernummer nicht öffentlich machen möchten.
Für Geschäfte mit Unternehmen in der EU (innergemeinschaftliche Leistungen):
Sie müssen Ihre USt-IdNr. Angeben.
Zusätzlich muss die USt-IdNr. des Kunden auf der Rechnung stehen.
Die Rechnung erfolgt ohne Umsatzsteuer (Reverse-Charge-Verfahren).
Wichtig zu wissen:
Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID), die jede natürliche Person in Deutschland besitzt, ist nicht für Rechnungen vorgesehen.
Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 € entfällt die Pflicht zur Angabe der Steuernummer – außer bei grenzüberschreitenden Leistungen.
➡️ Vereinfachte Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit einem Bruttobetrag von maximal 250 Euro, also inklusive Umsatzsteuer. Für solche Rechnungen gelten vereinfachte Anforderungen gemäß § 33 UStDV.
Wenn Sie dementsprechend als Freiberufler*in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro ausstellen, müssen diese nur die wichtigsten Angaben enthalten:
Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift
Das Ausstellungsdatum
Eine kurze, aber präzise Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
Den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer
Den angewendeten Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
Diese vereinfachten Vorgaben sparen Zeit und Aufwand – und Ihre Rechnung bleibt dennoch rechtsgültig und steuerlich korrekt. Achten Sie darauf, dass der Umsatzsteuersatz klar als Zahlenwert angegeben ist, damit Ihre Kund*innen den Vorsteuerabzug nutzen können.
Was passiert, wenn wichtige Angaben in der Rechnung fehlen?
Fehler oder fehlende Angaben auf Rechnungen können schnell Ärger machen. Kund*innen dürfen fehlerhafte Rechnungen ablehnen, was nicht nur Zahlungsverzögerungen verursacht, sondern auch mehr Arbeit für Sie bedeutet. Im schlimmsten Fall können unvollständige Rechnungen sogar steuerliche Probleme nach sich ziehen.
Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie jede Rechnung vor dem Versenden kurz prüfen. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben wie Name, Adresse, Steuernummer und Rechnungsnummer enthalten sind.
Freiberufler-Rechnung mit oder ohne Mehrwertsteuer?
In Deutschland gibt es zwei Mehrwertsteuersätze:
Regelsteuersatz von 19 %: Gilt für die meisten Dienstleistungen wie z. B. Beratung, Grafikdesign, IT-Services.
Ermäßigter Steuersatz von 7 %: Gilt für bestimmte Leistungen wie Bücher, Lebensmittel, kulturelle Angebote.
Die Mehrwertsteuer (korrekt: Umsatzsteuer) muss auf Rechnungen separat ausgewiesen werden, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Das bedeutet: Sie berechnen die Steuer auf den Nettobetrag, führen sie an das Finanzamt ab und dürfen im Gegenzug die Vorsteuer aus Ihren eigenen Ausgaben abziehen.
➡️ Kleinunternehmerregelung: Was bedeutet das für Ihre Rechnung?
Wenn Sie als Freiberufler*in die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, gelten besondere Regeln:
Sie dürfen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen – auch nicht freiwillig.
Sie müssen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung anbringen, z. B.:
„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Sie dürfen keine Vorsteuer geltend machen.
Sie müssen alle anderen Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen (Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung etc.).
Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt.
➡️ Was passiert bei Überschreitung der Umsatzgrenze?
Sobald Sie die Umsatzgrenze überschreiten, endet die Kleinunternehmerregelung automatisch.
Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie:
Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen
Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben
Ihre Buchhaltung entsprechend anpassen
➡️ Mehrwertsteuer-Regelungen für freiberufliche Journalist*innen
Als freiberufliche*r Journalist*in können Sie unter bestimmten Bedingungen den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent anwenden. Das gilt insbesondere für Leistungen, die eine eigene geistige Schöpfung darstellen – etwa Kunstkritiken, Kommentare zu aktuellen Themen oder tiefgehende Reportagen. Grundlage dafür ist § 12 Abs. 2 Nr. 7c UStG.
Erfassen Sie hingegen nur Daten und geben diese ohne redaktionelle Bearbeitung weiter – etwa Wetterberichte, Börsendaten oder Sportergebnisse – fällt in der Regel der Regelsteuersatz von 19 Prozent an.
Zur Vermeidung von Abgrenzungsschwierigkeiten wird von den Finanzämtern häufig akzeptiert, dass Journalist*innen pauschal den ermäßigten Steuersatz anwenden, sofern ihre Tätigkeit typischerweise urheberrechtlich geschützt ist. Im Zweifel empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung.
Mehr zum Thema: Diese Steuern müssen Sie als Freiberufler*in zahlen
Was müssen Freiberufler*innen bei der elektronischen Rechnung beachten?
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich – also auch für Freiberufler*innen, die mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten.
➡️ Was müssen Sie als Freiberufler*in beachten?
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden.
Ein einfaches PDF reicht nicht mehr aus – zulässig sind z. B. die Formate ZUGFeRD oder XRechnung, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen.
Die Pflicht betrifft nicht Rechnungen an Privatkund*innen (B2C) und nicht Kleinbetragsrechnungen unter 250 €.
Es gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch „sonstige Rechnungen“ (z. B. PDFs) verwendet werden. Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle verpflichtend.
➡️ Praktischer Hinweis zur Umsetzung
Die Umstellung auf E-Rechnungen muss nicht kompliziert sein. Viele digitale Lösungen helfen Ihnen dabei, gesetzeskonforme Rechnungen zu erstellen – auch ohne technisches Vorwissen.
Ein Beispiel dafür ist das kostenlose Geschäftskonto von Tide. Mit der Tide App können Sie Ihre Rechnungen direkt am Smartphone erstellen, versenden und verwalten – inklusive Mehrwertsteuerangaben, Firmenlogo und Zahlungsoptionen. Die App unterstützt Sie dabei, den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen zu behalten und Ihre Buchhaltung zu vereinfachen.
Gerade für Freiberufler*innen, die mobil und flexibel arbeiten, kann eine solche Lösung den Einstieg in die E-Rechnung deutlich erleichtern – und gleichzeitig Zeit sparen.
Was müssen Freiberufler*innen bei einer Auslandsrechnung beachten?
Wenn Sie als Freiberufler*in Rechnungen ins Ausland stellen – sei es innerhalb der EU oder in ein Drittland – gelten besondere steuerliche und formale Anforderungen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:
➡️ Rechnungen innerhalb der EU (B2B)
Wenn Sie Leistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbringen, gilt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren:
Keine deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung.
Stattdessen ist der Leistungsempfänger im EU-Ausland für die Umsatzsteuer verantwortlich.
Sie müssen auf der Rechnung vermerken:
Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Die USt-IdNr. des Kunden oder der Kundin
Den Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Die Rechnung muss in der Umsatzsteuervoranmeldung und in der Zusammenfassenden Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern aufgeführt werden.
Tipp: Wenn Sie regelmäßig Rechnungen ins EU-Ausland stellen, lohnt sich die Beantragung einer USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern – auch für Kleinunternehmer*innen!
➡️ Rechnungen in Drittländer (außerhalb der EU)
Hier gelten keine einheitlichen Regeln. Die Umsatzsteuerpflicht hängt vom jeweiligen Land ab:
In vielen Fällen stellen Sie die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus.
Es empfiehlt sich der Hinweis: „Nicht im Inland steuerbare Leistung“.
Prüfen Sie, ob im Zielland eine Registrierungspflicht besteht oder ob dort eine ähnliche Regelung wie das Reverse-Charge-Verfahren gilt (z. B. in der Schweiz).
Auch diese Umsätze müssen in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung separat ausgewiesen werden.
Fazit
Für Freiberufler*innen ist eine korrekte Rechnungsstellung essenziell, um die Finanzen im Griff zu behalten. Jede Rechnung sollte alle Pflichtangaben wie Name, Adresse und Steuernummer enthalten. Kleinunternehmer*innen profitieren dabei von der Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht.
Elektronische Rechnungen bieten zusätzlich den Vorteil, Zeit zu sparen und umweltfreundlich zu sein. Ein klarer Überblick über Ihre Finanzen, zum Beispiel durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, wird durch praktische Tools wie das Geschäftskonto von Tide noch einfacher. Mit Tide trennen Sie berufliche und private Finanzen, sparen Zeit und behalten alles im Blick.
