Im Geschäftsalltag und in der Buchhaltung begegnen Unternehmer*innen und Selbstständigen vielen verschiedenen Begriffen und Dokumenten. Eines dieser Dokumente, das oft für Verwirrung sorgt, ist die Proforma-Rechnung. Gerade wenn Sie international tätig sind, Waren exportieren oder Vorkasse-Modelle nutzen, werden Sie früher oder später mit diesem Begriff in Berührung kommen.
Doch was genau verbirgt sich dahinter? In diesem umfassenden Ratgeber erklären wir Ihnen, worum es sich bei einer Proforma-Rechnung handelt, wann Sie diese zwingend benötigen und wie Sie das Dokument rechtssicher erstellen.
Was ist eine Proforma-Rechnung? Definition & Bedeutung
Der Begriff „Proforma“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet übersetzt so viel wie „der Form halber“ oder „für die Form“. Genau das beschreibt den Kern dieses Dokuments bereits sehr treffend.
Eine Proforma-Rechnung ist ein Beleg, der den Wert von Waren oder Dienstleistungen ausweist, ohne jedoch eine tatsächliche Zahlungsaufforderung an den oder die Empfänger*in darzustellen.
Sie wird in der Regel vorab ausgestellt, um Geschäftspartner*innen, Zollbehörden oder Banken über den Wert einer bevorstehenden Lieferung zu informieren. In ihrer Optik gleicht sie oft einer echten Rechnung, erfüllt jedoch einen völlig anderen Zweck: Sie dient als reiner Informations- und Wertnachweis.
Ist eine Proforma-Rechnung eine richtige Rechnung?
Viele Gründer*innen stellen sich die Frage, ob sie eine Proforma-Rechnung genauso behandeln müssen wie eine reguläre Rechnung. Die kurze Antwort lautet: Nein, eine Proforma-Rechnung ist keine „richtige“ Rechnung im steuerrechtlichen Sinne.
Damit Sie im Buchhaltungsalltag nicht den Überblick verlieren, haben wir die wichtigsten Unterschiede zwischen einer normalen Rechnung und einer Proforma-Rechnung hier für Sie zusammengefasst:
Merkmal | Normale Handelsrechnung | Proforma-Rechnung |
|---|
| Echte Zahlungsaufforderung für eine Leistung / Ware. | Reiner Informations- und Wertnachweis (keine Forderung). |
| Nach oder parallel zur Lieferung / Leistungserbringung. | Meist im Vorfeld (bevor die Ware verschickt wird). |
| Löst Umsatzsteuer und Vorsteuer aus (relevant für das Finanzamt). | Keine direkte steuerliche Relevanz (da kein Geld fließt). |
Wann ist eine Proforma-Rechnung notwendig?
Auch wenn sie keine Zahlung auslöst, ist die Proforma-Rechnung in vielen Geschäftssituationen ein unverzichtbares Dokument. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Wertnachweis erbracht werden muss, ohne dass ein direkter Verkauf stattfindet oder bevor die finale Handelsrechnung erstellt werden kann.
➡️ Bei der Zollabwicklung und im Export
Der häufigste Einsatzbereich für Proforma-Rechnungen ist der internationale Warenverkehr in Drittländer (Nicht-EU-Länder). Der Zoll benötigt zwingend einen Wertnachweis, um Einfuhrabgaben, Zölle und Steuern zu berechnen. Wenn Sie Waren versenden, für die Sie (noch) kein Geld verlangen, müssen Sie dem Zoll eine Proforma-Rechnung beilegen.
Dies ist beispielsweise der Fall bei:
Kostenlosen Mustersendungen und Warenproben
Ersatzteillieferungen im Rahmen der Garantie oder Gewährleistung
Waren, die temporär exportiert werden (z. B. für Messen oder Ausstellungen)
Geschenksendungen
➡️ Bei Vorkasse-Zahlungen
Wenn Sie mit Ihren Kund*innen Vorkasse vereinbart haben, können Sie eine Proforma-Rechnung als Vorab-Information senden. Sie zeigt dem oder der Käufer*in genau, welche Summe für welche Leistungen fällig wird. Sobald das Geld bei Ihnen eingegangen ist, versenden Sie die Ware zusammen mit der finalen, echten Handelsrechnung.
➡️ Für Importlizenzen oder Bankgeschäfte (Akkreditive)
In manchen Ländern benötigen importierende Unternehmen vorab ein offizielles Dokument, um bei ihren Behörden Einfuhrlizenzen zu beantragen oder um bei ihrer Bank ein Dokumentenakkreditiv (Letter of Credit) zur Finanzierung des Geschäfts zu eröffnen. Auch hier dient die Proforma-Rechnung als verlässliche Grundlage.
Beispiele, wann eine Proforma-Rechnung verbindlich ist
Grundsätzlich ist eine Proforma-Rechnung für den oder die Empfänger*in rechtlich nicht bindend, was die Zahlung betrifft. Dennoch gibt es Situationen, in denen die Angaben auf dem Dokument eine starke Verbindlichkeit erzeugen.
Verbindlichkeit gegenüber dem Zoll: Die Angaben, die Sie auf der Proforma-Rechnung für den Zoll machen (z. B. der Warenwert), sind rechtlich bindend. Wenn Sie den Wert von Waren künstlich niedriger ansetzen, um Zölle zu sparen, machen Sie sich der Steuerhinterziehung strafbar. Der angegebene Wert muss dem tatsächlichen Marktwert entsprechen.
Verbindlichkeit als Angebot (Quotation): Wird die Proforma-Rechnung im internationalen Handel als eine Art detailliertes Angebot (Quote) genutzt und der oder die Käufer*in akzeptiert dieses durch eine Bestellung, werden die dort aufgeführten Preise und Lieferbedingungen in der Regel Teil des verbindlichen Kaufvertrags.
So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung (inkl. Vorlage)
Das Erstellen einer Proforma-Rechnung ist nicht kompliziert, wenn Sie bereits wissen, wie man eine reguläre Rechnung schreibt. Optisch und inhaltlich sind sich die beiden Dokumente sehr ähnlich.
➡️ Welche Angaben sind Pflicht?
Obwohl es sich nicht um eine echte Rechnung nach § 14 UStG handelt, haben sich im Geschäftsverkehr gewisse Standards etabliert. Besonders für den Zoll müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein, damit die Sendung nicht aufgehalten wird:
Deutliche Betitelung: Das Dokument MUSS klar und deutlich als „Proforma-Rechnung“ (bzw. auf Englisch „Proforma Invoice“) gekennzeichnet sein.
Name und Anschrift: Vollständige Daten von Ihnen (Absender*in) und dem/der Empfänger*in.
Datum: Ausstellungsdatum der Proforma-Rechnung.
Identifikationsnummern: EORI-Nummer (bei Exporten), Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) von Ihnen und dem/der Empfänger*in.
Detaillierte Warenbeschreibung: Genaue Bezeichnung der Artikel, Menge, Gewicht (brutto/netto) und Zolltarifnummer (HS-Code).
Warenwert: Einzelpreis und Gesamtpreis der Waren (auch bei kostenlosen Lieferungen muss der realistische Marktwert angegeben werden!).
Lieferbedingungen: Die sogenannten Incoterms (z. B. DAP, EXW).
Grund der Sendung: Ein kurzer Hinweis, warum keine normale Rechnung beiliegt (z. B. „Kostenloses Muster – Nur für Zollzwecke“ / „Free sample – for customs purposes only“ oder „Wertangabe nur für Zollzwecke“).
Unterschrift: Im internationalen Handel und für den Zoll ist eine handschriftliche Unterschrift mit Firmenstempel auf der Proforma-Rechnung oft zwingend erforderlich.
➡️ Muster-Proforma-Rechnung
Hier sehen Sie beispielhaft eine Vorlage, wie eine solche Rechnung aufgebaut sein kann:
PROFORMA-RECHNUNG / PROFORMA INVOICE
Absender (Exporter):
Musterfirma GmbH
Beispielstraße 1
12345 Musterstadt, Deutschland
EORI-Nr.: DE12345678912345
USt-IdNr.: DE123456789
Empfänger (Importer):
Swiss Partner AG
Alpenweg 12
8000 Zürich, Schweiz
Datum: 19. Juni 2026
Proforma-Rechnungs-Nr.: PF-2026-001
Lieferbedingungen (Incoterms): DAP Zürich
Grund für den Export: Kostenlose Mustersendung / Free Sample
Pos. | Beschreibung | Zolltarifnummer | Menge | Einzelwert | Gesamtwert |
|---|
| Baumwoll-T-Shirt, schwarz | | | | |
| | | | | |
Gesamtgewicht (Netto): 0,8 kg
Gesamtgewicht (Brutto): 1,2 kg
Gesamtwert der Sendung: 55,00 €
Wertangabe nur für Zollzwecke. Es erfolgt keine Zahlung. / Value for customs purposes only. No payment required.
Unterschrift & Firmenstempel: ___________________________
➡️ Hilfreiche Tipps für die Ausstellung
Tipp 1: Klar kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kund*innen verstehen, dass es sich nicht um eine Zahlungsaufforderung handelt, um Missverständnisse in deren Buchhaltung zu vermeiden.
Tipp 2: Sprachen beachten. Wenn Sie Waren ins nicht-deutschsprachige Ausland versenden, sollten Sie die Proforma-Rechnung immer auf Englisch („Proforma Invoice“) ausstellen, da sie von internationalen Zollbeamt*innen gelesen wird.
Tipp 3: Eigener Nummernkreis. Nutzen Sie für Proforma-Rechnungen idealerweise einen eigenen Nummernkreis (z. B. beginnend mit "PF-"), damit Sie diese nicht versehentlich mit Ihren echten Handelsrechnungen in der Buchhaltung vermischen.
Tipp für Ihren Geschäftsalltag: Smarte Finanzprozesse sparen Ihnen wertvolle Zeit. Wenn Sie Ihre Finanzen genauso professionell und unkompliziert verwalten möchten wie Ihre Dokumente, eröffnen Sie in wenigen Minuten unser kostenloses Geschäftskonto und behalten Sie den vollen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben.
Berechtigt eine Proforma-Rechnung zum Vorsteuerabzug?
Dies ist ein entscheidender Punkt für die Finanzbuchhaltung: Eine Proforma-Rechnung berechtigt den oder die Empfänger*in nicht zum Vorsteuerabzug.
Da es sich nicht um eine Handelsrechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) handelt, wird hier keine tatsächliche Leistung abgerechnet. Folglich darf das Finanzamt auf Basis einer Proforma-Rechnung keine Vorsteuer erstatten. Auf der Proforma-Rechnung wird oft auch gar keine Umsatzsteuer ausgewiesen, sondern lediglich der Nettowert der Ware (insbesondere für den Zoll).
Sollte doch Umsatzsteuer aufgeführt sein (beispielsweise als reine Information bei einer Vorkasse-Proforma), darf diese von dem empfangenden Unternehmen erst dann als Vorsteuer geltend gemacht werden, wenn die finale, richtige Rechnung vorliegt und die Leistung erbracht bzw. bezahlt wurde.
So müssen Sie eine Proforma-Rechnung buchen
Da die Proforma-Rechnung keine Zahlungsaufforderung ist und somit keinen echten Geldfluss auslöst, hat sie in der eigentlichen Finanzbuchhaltung zunächst nichts zu suchen.
Was Sie beim Finanzamt und der Buchung beachten müssen:
Keine Umsatzbuchung: Sie buchen eine Proforma-Rechnung nicht als Umsatz oder Forderung in Ihr Buchhaltungssystem ein.
Merkposten: Sie können die Proforma-Rechnung intern als sogenannten „Merkposten“ erfassen, beispielsweise in Ihrer Warenwirtschaft, um den Status einer Vorkasse-Zahlung oder eines Exports zu überwachen.
Die richtige Rechnung buchen: Gebucht wird erst, wenn Sie die finale Handelsrechnung erstellen (bei Lieferung) oder wenn bei Vorkasse das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingeht (dann greift die Versteuerung von Anzahlungen).
Aufbewahrungspflicht: Auch wenn sie nicht gebucht wird, ist die Proforma-Rechnung ein wichtiges kaufmännisches Dokument. Dient sie als Nachweis für den Zoll (Ausfuhrbeleg), müssen Sie sie zwingend zu Ihren Exportunterlagen nehmen und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) für das Finanzamt archivieren.
Fazit: Ein wichtiges Dokument, das richtig eingesetzt werden will
Die Proforma-Rechnung ist ein unverzichtbares Werkzeug, sobald Ihr Unternehmen wächst und Sie den Schritt in den internationalen Handel wagen oder Vorkasse-Zahlungen strukturiert abwickeln möchten. Sie dient als „Rechnung der Form halber“, um Warenwerte für den Zoll zu deklarieren oder Geschäftspartner*innen vorab zu informieren, ganz ohne eine Zahlungsaufforderung auszulösen.
Wenn Sie die Unterschiede zur normalen Handelsrechnung kennen, das Dokument klar kennzeichnen und in der Buchhaltung erst die finale Rechnung verbuchen, sind Sie rechtlich und steuerlich auf der sicheren Seite. Mit einer korrekten Proforma-Rechnung sorgen Sie für reibungslose Zollabwicklungen und zeigen sich Ihren internationalen Partner*innen als hochprofessionelles Unternehmen.
