Für viele Freelancer*innen, Gründer*innen und kleine Unternehmen ist es eine frustrierende Alltagserfahrung: Eine Rechnung wird fällig, doch die Zahlung bleibt aus.
Offene Rechnungen hinterlassen nicht nur ein ungutes Gefühl. Sie binden Zeit, blockieren die Liquidität und bringen selbst solide geführte Unternehmen unter Druck.
Gleichzeitig ist oft unklar, ab wann eigentlich Zahlungsverzug vorliegt, welche Rechte bei Zahlungsverzug gelten und wie Sie diese durchsetzen können.
Damit stellt sich die Frage: Was können Sie tun, wenn der Kunde oder die Kundin nicht zahlt?
In diesem Leitfaden erhalten Sie einen klaren, strukturierten Fahrplan, dem Sie Schritt für Schritt folgen können – ergänzt durch praktische Hinweise, wie Sie künftige Zahlungsausfälle gezielt vermeiden.
Was bedeutet Zahlungsverzug? Definition, Voraussetzungen und Fristen
Bevor Sie aktiv werden können, brauchen Sie eine klare Vorstellung davon, was Zahlungsverzug rechtlich bedeutet. Grundlage dafür ist § 286 BGB, der festlegt, ab wann eine Rechnung nicht nur verspätet bezahlt wird, sondern die Auftraggeber*innen tatsächlich rechtswirksam in Verzug geraten.
Im Kern beschreibt der Zahlungsverzug den Moment, in dem eine fällige und ordnungsgemäß gestellte Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten oder gesetzlichen Frist beglichen wird – und keine berechtigten Einwendungen vorliegen. Mit Eintritt des Verzugs verändern sich Ihre Rechte als Gläubiger*in deutlich.
Damit Zahlungsverzug eintreten kann, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:
Die Rechnung wurde korrekt ausgestellt und nachweisbar zugestellt (z. B. per E-Mail, Kundenportal oder postalisch).
Die Forderung ist fällig – die Leistung wurde also erbracht oder vereinbarungsgemäß in Rechnung gestellt.
Es bestehen keine berechtigten Einreden oder Beanstandungen seitens der Kund*innen, die die Zahlung rechtfertigen würden.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, stellt sich die zentrale Frage: Ab wann liegt Zahlungsverzug vor? Das Gesetz unterscheidet zwei Fälle:
Mit Zahlungsziel: Wurde eine konkrete Frist vereinbart – etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ –, tritt der Verzug automatisch am Tag nach Fristablauf ein.
Ohne Zahlungsziel: Dann gilt die gesetzliche 30-Tage-Regel. Unternehmer*innen geraten spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug; bei Privatkund*innen muss dieser Hinweis ausdrücklich in der Rechnung stehen.
Stellen Sie sich vor, Sie sind Freelancer*in und stellen am 1. Mai eine Rechnung über 2.000 € mit einem Zahlungsziel von zehn Tagen. Geht bis zum 12. Mai keine Zahlung ein, befindet sich Ihre Kund*in bereits im Verzug – ganz ohne Mahnung.
Mit diesem Verständnis können Sie Ihre eigenen Ansprüche nun präzise einordnen.
Ihre Rechte bei Zahlungsverzug: Zinsen, Pauschalen und Schadensersatz
Sobald Zahlungsverzug eingetreten ist, stehen Ihnen als Gläubiger*in mehrere gesetzliche Ansprüche zu. Diese Rechte sollen Ihre Liquidität schützen und sicherstellen, dass Ihnen keine zusätzlichen Nachteile entstehen. Viele Unternehmer*innen nutzen sie jedoch nicht konsequent – oft aus Unsicherheit darüber, was genau möglich ist.
Die wichtigsten Rechte im Überblick:
Ihre Rechte bei Zahlungsverzug | Was bedeutet das? |
|---|
Zinsen bei Zahlungsverzug | Verzugszinsen (B2B: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte, B2C: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte). |
| Einmalige Pauschale pro Rechnung im B2B-Bereich. |
| Erstattung von Mahnkosten, Inkassogebühren und Rechtsanwaltskosten – sofern dokumentiert. |
| Möglichkeit, Leistungen vorübergehend auszusetzen, bis die Zahlung erfolgt. |
Nun gehen wir die einzelnen Ansprüche Schritt für Schritt durch.
➡️ Zinsen bei Zahlungsverzug
Verzugszinsen gehören zu den zentralen Rechten, die Sie bei Zahlungsverzug geltend machen dürfen. Sie berechnen sich ab dem ersten Tag des Verzugs – entweder ab Ablauf des vereinbarten Zahlungsziels oder nach der 30-Tage-Regel, wenn kein Ziel genannt wurde.
B2B: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte
B2C: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte
Ein kurzes Beispiel macht es greifbar: Stellen Sie sich vor, eine Rechnung über 2.000 € ist seit 20 Tagen überfällig. Bei einem beispielhaften B2B-Zinssatz von 9,62 % entstehen bereits über 10 € Zinsen – kleine Beträge, die sich jedoch mit jeder weiteren offenen Rechnung summieren.
Gut zu wissen: Der Verzugszinssatz richtet sich immer nach dem aktuellen Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank plus dem gesetzlichen Aufschlag (+9 Prozentpunkte im B2B, +5 Prozentpunkte im B2C). Der Basiszinssatz wird halbjährlich angepasst. Daher kann der tatsächliche Verzugszinssatz leicht von Beispielwerten im Text abweichen.
➡️ 40-Euro-Verzugspauschale
Im geschäftlichen Kontext (B2B) dürfen Sie zusätzlich eine einmalige Pauschale in Höhe von 40 € pro überfälliger Rechnung verlangen. Diese Pauschale ist gesetzlich vorgesehen und muss nicht begründet werden – sie dient dazu, Ihren administrativen Aufwand zu kompensieren.
➡️ Ersatz weiterer Kosten
Kommt es durch den Zahlungsverzug zu zusätzlichen Ausgaben, können Sie diese als Schadensersatz geltend machen. Dazu gehören:
Mahnkosten
Porto für postalische Zustellungen
Inkasso- oder Rechtsanwaltsgebühren
Wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation, damit Sie die Kosten im Zweifel belegen können.
➡️ Zurückbehaltungsrecht
Wenn eine fällige Zahlung aussteht, dürfen Sie Ihre Leistung grundsätzlich pausieren – solange dies sachlich gerechtfertigt ist. Für Freelancer*innen ist dies besonders relevant, etwa bei Projekten mit Zwischenrechnungen oder Meilensteinzahlungen.
Entscheidend ist, dass Sie offen kommunizieren, warum Sie die Arbeit vorübergehend einstellen.
Jetzt, da Ihre Ansprüche klar sind, wenden wir uns dem praktischen Teil zu: Was tun Sie konkret, wenn Ihre Kund*innen nicht zahlen?
Was tun, wenn der Kunde oder die Kundin nicht zahlt? Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wenn eine Zahlung ausbleibt, ist ein klarer und gut dokumentierter Ablauf entscheidend. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, strukturiert vorzugehen und Ihre Forderung konsequent, aber fair durchzusetzen.
➡️ Schritt 1: Eine freundliche Zahlungserinnerung senden
In vielen Fällen reicht eine kurze, höfliche Erinnerung völlig aus. Verzögerungen entstehen häufig durch Urlaube, interne Freigaben oder schlichtes Übersehen. Eine sachliche Erinnerung wirkt professionell und zeigt, dass Sie die Situation im Blick haben, ohne Druck aufzubauen.
Digitale Tools können diesen Schritt deutlich erleichtern. Mit einem Tide Geschäftskonto verwalten Sie Ihre Rechnungen zentral und können Zahlungserinnerungen direkt über die App versenden – inklusive klarer Nachverfolgung, wann eine Mahnung verschickt wurde.
Mustertext Zahlungserinnerung:
Betreff: Freundliche Erinnerung – Rechnung Nr. 123 vom 02.05.2025
Sehr geehrter [Name],
wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung Nr. 123 vom 02.05.2025 über [Betrag] mit Zahlungsziel [Datum] noch offen ist. Bitte teilen Sie uns kurz mit, ob die Zahlung bereits veranlasst wurde oder ob noch Fragen offen sind.
Vielen Dank und freundliche Grüße
[Ihr Name / Ihr Unternehmen]
Tipp: An dieser Stelle müssen Sie noch nicht auf Verzugszinsen oder die 40-Euro-Pauschale hinweisen. Ziel ist, die Zahlung möglichst unkompliziert auszulösen und die Beziehung zur Kundschaft positiv zu halten.
➡️ Schritt 2: Formelle Mahnung bei Zahlungsverzug schicken
Bleibt die Zahlung aus, folgt eine formelle Mahnung. Diese ist nicht gesetzlich verpflichtend – aber sie hilft, Ihre Kommunikation zu dokumentieren und zeigt, dass Sie den Vorgang ernst nehmen.
Eine formelle Mahnung sollte Folgendes enthalten:
Bezug auf die offene Rechnung (Datum, Nummer, Betrag)
Hinweis auf den eingetretenen Zahlungsverzug gemäß § 286 BGB
Eine klare neue Frist (z. B. 7–10 Tage)
Hinweis auf mögliche Verzugszinsen und die Verzugspauschale
Mustertext Mahnung bei Zahlungsverzug:
Betreff: Mahnung – Rechnung Nr. 123 vom 02.05.2025
Sehr geehrter [Name],
für die oben genannte Rechnung über [Betrag] ist das Zahlungsziel am [Datum] abgelaufen. Damit befindet sich Ihre Zahlung gemäß § 286 BGB im Zahlungsverzug.
Bitte begleichen Sie den offenen Betrag bis spätestens [neues Datum]. Bei weiterer Verzögerung fallen Verzugszinsen sowie die gesetzlich vorgesehene Verzugspauschale an.
Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Freundliche Grüße
[Ihr Name / Ihr Unternehmen]
Tipp: Senden Sie Mahnungen nach Möglichkeit so, dass der Zugang nachvollziehbar ist – etwa per E-Mail mit Lesebestätigung oder zusätzlich postalisch.
➡️ Schritt 3: Letzte Mahnung und Ankündigung rechtlicher Schritte
Wenn weiterhin keine Reaktion erfolgt, folgt eine letzte Mahnung. Der Ton bleibt sachlich, aber deutlich. Hier kündigen Sie an, dass Sie bei weiterer Verzögerung externe Schritte einleiten werden.
Mögliche Formulierung:
Sollte bis zum [Datum] kein Zahlungseingang erfolgen, sehen wir uns gezwungen, weitere rechtliche Schritte einzuleiten (z. B. ein gerichtliches Mahnverfahren). Dabei können zusätzliche Kosten entstehen.
Setzen Sie eine klare, kurze Frist und dokumentieren Sie das Schreiben sorgfältig.
➡️ Schritt 4: Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren einleiten
Wenn Mahnungen erfolglos bleiben, ist es sinnvoll, externe Unterstützung einzusetzen. Grundsätzlich stehen Ihnen dafür zwei Wege offen, die klar strukturiert sind – und oft weniger kompliziert, als viele annehmen.
Option A: Inkassodienstleister*innen einschalten
Ein Inkassobüro übernimmt die gesamte Kommunikation und treibt die offene Forderung in Ihrem Namen ein. Viele Anbieter*innen arbeiten erfolgsbasiert, das heißt: Sie zahlen nur, wenn das Inkasso erfolgreich ist.
Wie Sie vorgehen:
Wählen Sie ein seriöses Inkassounternehmen (z. B. über Branchenverzeichnisse oder Empfehlungen).
Übermitteln Sie Ihre vollständigen Unterlagen: Rechnung, Mahnungen, Schriftverkehr, Fristen.
Das Inkasso übernimmt ab diesem Punkt die Kontaktaufnahme und Zahlungsaufforderung.
Das kann besonders hilfreich sein, wenn Sie die Kundschaft selbst nicht mehr erreichen oder den Aufwand nicht länger tragen möchten.
Option B: Gerichtliches Mahnverfahren
Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein formalisierter, vergleichsweise kostengünstiger Weg, Ihre Forderung rechtlich durchzusetzen.
Wie Sie vorgehen:
Sie stellen den Antrag online über mahngerichte.de oder direkt beim zuständigen Amtsgericht.
Das Gericht prüft den Antrag und sendet einen Mahnbescheid an die Kundschaft.
Reagiert diese nicht innerhalb von etwa zwei Wochen, können Sie den Vollstreckungsbescheid beantragen.
Mit diesem Titel können Sie später z. B. eine Pfändung veranlassen oder einen Gerichtsvollzieher beauftragen.
Gut zu wissen: Schon der gerichtliche Mahnbescheid wirkt in vielen Fällen — viele offene Rechnungen werden beglichen, bevor es zum Vollstreckungsbescheid kommt.
➡️ Schritt 5: Klage einreichen (nur in Ausnahmefällen)
Eine Klage kommt vor allem bei hohen Beträgen oder strittigen Sachverhalten in Betracht. Sie ist zeit- und kostenintensiver und sollte deshalb erst nach sorgfältiger Abwägung und ggf. rechtlicher Beratung gewählt werden.
Für die meisten Freelancer*innen und kleinen Unternehmen wird eine Klage jedoch nicht notwendig – offene Forderungen werden häufig bereits in den Schritten davor beglichen. Wenn Sie diesen Schritt dennoch erwägen, gehen Sie in der Regel wie folgt vor:
Rechtliche Beratung einholen. Wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin, idealerweise mit Schwerpunkt auf Vertrags- oder Wirtschaftsrecht. Diese Fachperson prüft Ihre Erfolgsaussichten, mögliche Risiken und den voraussichtlichen Kostenrahmen.
Unterlagen zusammenstellen und Anspruch nachweisen. Dazu gehören neben der ursprünglichen Rechnung auch alle Mahnungen, E-Mail-Korrespondenz, Vertragsunterlagen und Leistungsnachweise. Je klarer dokumentiert, desto stärker Ihre Position.
Klage einreichen. Ihre anwaltliche Vertretung reicht die Klage beim zuständigen Amts- oder Landgericht ein. Das Gericht prüft formal, ob der Anspruch schlüssig dargelegt ist, und leitet das Verfahren ein.
Gerichtsverfahren abwarten und ggf. Vergleich prüfen. Häufig verständigen sich beide Parteien im Laufe des Verfahrens auf einen Vergleich – insbesondere, wenn der Anspruch nachvollziehbar ist. So vermeiden Sie ein langes Verfahren.
Für kleinere Forderungen lohnt es sich, sorgfältig abzuwägen, ob die Kosten und der zeitliche Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zum erwarteten Ergebnis stehen. In der Praxis ist eine Klage deshalb der seltenste Weg, aber wichtig zu kennen, falls alle anderen Maßnahmen ausgeschöpft sind.
Wie Sie Zahlungsverzug in Zukunft vermeiden: Praktische Tipps für Freelancer*innen und Unternehmen
Zahlungsverzug lässt sich nie vollständig ausschließen. Mit klaren Prozessen und einer transparenten Kommunikation können Sie das Risiko jedoch deutlich reduzieren. Die folgenden Maßnahmen helfen Ihnen, Zahlungsausfälle von vornherein zu vermeiden – unabhängig davon, ob Sie als Freelancer*in, Gründer*in oder kleines Unternehmen arbeiten.
➡️ Klare Zahlungsbedingungen formulieren
Präzise, verständliche Zahlungsziele schaffen Verbindlichkeit und vermeiden Missverständnisse. Kurze Fristen („zahlbar innerhalb von 7 Tagen“), Hinweise auf die gesetzliche 30-Tage-Regel oder auch Teil- bzw. Abschlagszahlungen können den Cashflow stabilisieren und das Risiko von Zahlungsverzug senken.
➡️ Transparente Kommunikation während des Projekts
Viele Zahlungsverzugsfälle entstehen, weil Kund*innen nicht sicher sind, ob Leistungen vollständig erbracht wurden. Dokumentieren Sie Projektfortschritte, halten Sie Abnahmen schriftlich fest und informieren Sie proaktiv über nächste Schritte. Das schafft Klarheit – und stärkt Ihre Position bei offenen Forderungen.
➡️ Rechnungsstellung und Mahnprozesse automatisieren
Digitale Tools, wie z. B. das Tide Rechnungsmanagement, helfen Ihnen, Fristen zuverlässig einzuhalten und offene Beträge frühzeitig zu erkennen. Automatisierte Zahlungserinnerungen, übersichtliche Dashboards und integrierte Mahnfunktionen reduzieren Ihren administrativen Aufwand spürbar.
➡️ Finanzielle Vorsorge treffen
Selbst mit den besten Prozessen werden Zahlungen manchmal verspätet eingehen. Rücklagen für laufende Kosten sowie eine interne Liquiditätsplanung geben Ihnen Handlungsspielraum und reduzieren den Druck, wenn eine Rechnung länger offen bleibt.
Fazit: Informiert handeln und Ihre Liquidität schützen
Zahlungsverzug ist frustrierend – besonders für Freelancer*innen und kleine Unternehmen, die auf verlässliche Zahlungseingänge angewiesen sind. Doch mit einem klaren Prozess, wie wir ihn in diesem Leitfaden beschrieben haben, behalten Sie die Kontrolle.
Wenn Sie Ihre Rechte kennen, frühzeitig das Gespräch suchen und professionell kommunizieren, lassen sich viele Fälle schnell klären. Und wenn das nicht ausreicht, sind Sie gut vorbereitet, um die nächsten Schritte konsequent und rechtssicher einzuleiten. So schützen Sie Ihre Liquidität – und stärken die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie aktuell mit einer offenen Rechnung konfrontiert sind, informieren Sie sich gründlich über Ihre Rechte und entscheiden Sie, welcher Schritt am sinnvollsten ist – ein klärendes Gespräch mit der Kundschaft oder formellere Maßnahmen.
Falls Sie sich gerade erst vorbereiten oder Ihre Prozesse optimieren möchten, schaffen Sie klare Zahlungsbedingungen, dokumentieren Sie Projektfortschritte sauber und nutzen Sie digitale Tools wie ein Rechnungsmanagement, um offene Posten jederzeit im Blick zu behalten. Kleine Anpassungen im Prozess können langfristig einen großen Unterschied machen.
