Als Freiberufler*in können Sie Ihre Steuerlast durch die Absetzung von Fahrtkosten deutlich senken. Doch wie genau funktioniert das? In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Ausgaben korrekt in der SteuererklÀrung angeben und so bares Geld sparen können.
Wir zeigen Ihnen Schritt fĂŒr Schritt, wie Sie die Kilometerpauschale anwenden, welche Unterlagen Sie aufbewahren sollten und worauf Sie bei der Abrechnung achten mĂŒssen.
Steuern sparen durch die steuerliche Absetzung von Reisekosten
Um es kurz auf den Punkt zu bringen: Reisekosten wie Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Ăbernachtungskosten oder andere Nebenkosten auf GeschĂ€ftsreisen können Sie absetzen.
Wichtig: Sammeln Sie Belege wie Fahrkarten, Parkscheine, Hotelrechnungen oder Tankquittungen und halten Sie Ihre Ausgaben ĂŒbersichtlich fest.
Abrechnung nach Kilometerpauschale bei Dienstfahrten
Mit der Kilometerpauschale können Sie fĂŒr beruflich bedingte Fahrten 30 Cent pro Kilometer ansetzen. Das gilt fĂŒr alle Fahrten mit dem Auto â egal, ob Sie Kundentermine wahrnehmen oder GeschĂ€ftsbesorgungen erledigen.
Um die Kilometerpauschale unkompliziert abzurechnen, lohnt sich ein Fahrtenbuch. Notieren Sie einfach, wann und warum Sie gefahren sind, wohin es ging und wie viele Kilometer Sie zurĂŒckgelegt haben. Digitale Fahrtenbuch-Apps machen das noch einfacher und sparen Ihnen enorm Zeit.
Kilometerpauschale und Umsatzsteuer: Was Sie wissen mĂŒssen
Die Kilometerpauschale wird direkt auf Ihre Betriebsausgaben angerechnet, jedoch ohne Umsatzsteuer. Es handelt sich, wie der Name schon sagt, um eine Pauschale. Daher können Sie die Vorsteuer fĂŒr Ihre Fahrten nicht separat ausweisen oder abziehen.
Die Pauschale deckt alle Kosten fĂŒr die geschĂ€ftliche Nutzung Ihres privaten Fahrzeugs ab, wie Treibstoff, Wartung und Reparaturen. Das bedeutet, dass die Abrechnung einfach bleibt. Die Umsatzsteuer spielt dabei keine Rolle.
Stellen Sie sich vor, Sie fahren als Elektromeister*in 50 Kilometer fĂŒr einen Auftrag. FĂŒr diese Strecke können Sie 50 Ă 30 Cent, also 15 âŹ, als Betriebsausgabe ansetzen. Dieser Betrag umfasst alle Kosten wie Treibstoff, Reparaturen und Wartung, unabhĂ€ngig davon, ob bei diesen Kosten Umsatzsteuer angefallen ist.
Effiziente Abrechnung von Inlands-reisetagen
Hier können Sie ganz einfach die Vorteile von Pauschalen nutzen. FĂŒr Verpflegungsmehraufwendungen können Sie bei einem vollen Reisetag 28 ⏠ansetzen, bei An- und Abreisetagen jeweils 14 âŹ. Ăbernachtungen lassen sich mit einem Pauschbetrag von 20 ⏠abrechnen, falls Sie keine Belege haben.
Angenommen, Sie sind fĂŒr einen Auftrag in Stuttgart und ĂŒbernachten dort. Sie bleiben einen vollen Tag und reisen am Folgetag ab. In diesem Fall können Sie 28 ⏠fĂŒr Verpflegung und 20 ⏠fĂŒr die Ăbernachtung sowie zusĂ€tzlich 14 ⏠fĂŒr den Abreisetag geltend machen â also insgesamt 62 ⏠ohne Belege.
Abwesenheitstage und Reisetage ins Ausland: So wird abgerechnet
Bei Auslandsreisen gibt es ein paar zusĂ€tzliche Dinge zu beachten. Neben den ĂŒblichen Kosten kommen nun auch WĂ€hrungsumrechnungen und lĂ€nderspezifische Tagespauschalen ins Spiel. Am besten halten Sie Ihre Ausgaben direkt in der LandeswĂ€hrung fest und rechnen diese spĂ€ter mit dem offiziellen Wechselkurs in Euro um.
FĂŒr Verpflegung und Unterkunft gelten je nach Land feste Pauschalen. Die aktuellen BetrĂ€ge finden Sie auf den Seiten des Bundesministeriums der Finanzen.
Belege sammeln und Details dokumentieren ist bei Auslandsreisen besonders wichtig. Notieren Sie fĂŒr jede Reise den Zweck, die Reisedaten, Start- und Zielorte sowie alle relevanten Ausgaben (zum Beispiel Fahrtkosten, Verpflegung, Ăbernachtung und Nebenkosten wie ParkgebĂŒhren oder Maut).
Weshalb eine sofortige Buchung von Ausgaben sinnvoll ist
Wer seine Ausgaben âsowohl im Inland als auch im Auslandâ sofort bucht, behĂ€lt den Ăberblick, vermeidet Fehler und sichert Absetzungsmöglichkeiten. Verzögerungen fĂŒhren oft zu Ungenauigkeiten. Sie erhöhen das Risiko von Nachfragen durch das Finanzamt.
Angenommen, Sie kaufen Material fĂŒr 350 âŹ, notieren den Betrag aber nicht direkt. Ein paar Wochen spĂ€ter suchen Sie die Quittung und können sie nicht mehr finden. Ohne den Beleg können Sie die Ausgabe nicht von der Steuer absetzen â ein vermeidbarer Verlust.
Zusammenfassung
Fahrtkosten können Freiberufler*innen spĂŒrbare steuerliche Vorteile bringen â vorausgesetzt, Sie gehen es richtig an. Halten Sie Ihre Belege sorgfĂ€ltig fest, nutzen Sie die passenden Pauschalen und rechnen Sie Ihre Ausgaben am besten direkt ab. So behalten Sie den Ăberblick, sparen Zeit und sichern sich Ihre Vorteile ohne unnötigen Aufwand. Mit diesen einfachen Schritten machen Sie Ihre Reisekosten zu einem wertvollen Steuervorteil.
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