Viele Selbstständige fragen sich früher oder später: Müssen Kleinunternehmer*innen eigentlich Rechnungen schreiben – und wenn ja, was muss darauf stehen?
Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil Ihres Geschäftsalltags. Sie dokumentieren Ihre Leistungen, ermöglichen Ihren Kund*innen die Zahlung und bilden gleichzeitig eine wichtige Grundlage für Ihre Buchhaltung und Steuererklärung.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Pflichtangaben auf eine Rechnung gehören, wie sich die Kleinunternehmerregelung auf Ihre Rechnungen auswirkt und mit welchen Tipps Sie Rechnungen einfach und professionell erstellen können.
Gut zu wissen: Der Begriff Kleinunternehmen wird im Alltag häufig für kleine, selbstständig geführte Unternehmen verwendet. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was genau als Kleinunternehmen gilt und wie Sie eines gründen, finden Sie weitere Informationen in unserem Leitfaden zur Gründung eines Kleinunternehmens.
So schreiben Sie eine Rechnung als Kleinunternehmer*in: Pflichtangaben
Wenn Sie als Kleinunternehmer*in eine Rechnung schreiben, müssen bestimmte gesetzliche Pflichtangaben enthalten sein. Diese Angaben sorgen dafür, dass Ihre Rechnung für Kund*innen nachvollziehbar ist und vom Finanzamt anerkannt wird.
Zu den wichtigsten Bestandteilen einer Rechnung gehören:
Rechnungsbestandteil | Kriterium |
|---|
Ihr Name und Ihre Anschrift | Geben Sie Ihren vollständigen Namen oder Unternehmensnamen sowie Ihre aktuelle Geschäftsadresse an. |
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers | Auch der Name und die Anschrift Ihrer Kundin oder Ihres Kunden müssen auf der Rechnung stehen. |
| Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem Sie die Rechnung erstellen. |
Fortlaufende Rechnungsnummer | Jede Rechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer, damit sie später eindeutig zugeordnet werden kann. Viele Selbstständige nutzen dafür einfache Nummernfolgen wie z. B. 2026-001, 2026-002 oder ähnliche Systeme. |
Datum der Leistung oder Lieferung | Hier geben Sie an, wann die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Wenn Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch sind, reicht meist der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum.“ |
Beschreibung der erbrachten Leistung oder der gelieferten Produkte | Beschreiben Sie möglichst klar, wofür die Rechnung gestellt wird – zum Beispiel „Grafikdesign für Website-Header“ oder „Beratungsleistung, 3 Stunden“. |
Menge oder Umfang der Leistung | Wenn relevant, geben Sie an, wie viele Stunden, Stück oder Einheiten berechnet werden. |
Preis pro Einheit sowie der Gesamtbetrag | Listen Sie den Einzelpreis und den daraus resultierenden Gesamtbetrag übersichtlich auf. |
Umsatzsteuer (falls zutreffend) | Ob Sie Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung ausweisen müssen, hängt davon ab, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen oder nicht. Wie genau Sie damit umgehen, erklären wir im nächsten Abschnitt. |
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | In der Regel genügt Ihre Steuernummer, die Sie vom Finanzamt erhalten haben. Alternativ können Sie auch Ihre USt-ID angeben. |
| Damit Kund*innen die Rechnung bezahlen können: Dazu gehören beispielsweise IBAN und Kontoinhaber*in. Diese Angabe ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis üblich. |
Gerade bei der Bankverbindung kann ein separates Geschäftskonto sinnvoll sein. Tide bietet ein kostenloses Geschäftskonto speziell für Kleinunternehmer*innen, das Sie schnell und einfach online eröffnen können. So lassen sich eingehende Zahlungen, Einnahmen und Ausgaben übersichtlich verwalten – und Sie behalten Ihre Finanzen und Buchhaltung leichter im Blick.
Gut zu wissen: Kleinbetragsrechnung
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 € gelten vereinfachte Anforderungen. In diesem Fall müssen beispielsweise nicht zwingend der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers angegeben werden. Trotzdem sollten die wichtigsten Angaben – etwa Leistungsbeschreibung, Rechnungsdatum und Gesamtbetrag – immer enthalten sein.
Umsatzsteuer auf Rechnungen: Was gilt für Kleinunternehmer*innen?
Ob Sie auf Ihrer Rechnung Umsatzsteuer ausweisen müssen, hängt davon ab, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.
➡️ Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen:
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung für kleinere Unternehmen. Sie können sie anwenden, wenn:
Ihr Netto-Umsatz im Vorjahr maximal 25.000 € betrug und
Ihr Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt.
Wenn Sie diese Regelung nutzen, weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen müssen Sie einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung ergänzen, zum Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Mehr darüber, wie die Kleinunternehmerregelung funktioniert und wann sie sinnvoll ist, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Kleinunternehmerregelung.
➡️ Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen:
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen oder Ihre Umsätze über den genannten Grenzen liegen, müssen Sie Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. In diesem Fall geben Sie auf der Rechnung:
den Nettobetrag
den Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
sowie den Steuerbetrag und den Gesamtbetrag
an.
Die ausgewiesene Umsatzsteuer müssen Sie anschließend im Rahmen Ihrer Umsatzsteuervoranmeldungen und Ihrer Umsatzsteuerjahreserklärung an das Finanzamt melden.
➡️ Beispiel: Rechnung mit und ohne Umsatzsteuer
Angenommen, Sie stellen einer Kundin oder einem Kunden 1.500 € für eine Leistung in Rechnung.
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, sieht die Rechnung zum Beispiel so aus:
Leistung: Beratung zur Website-Optimierung, 2 Stunden
Gesamtbetrag: 1.500 €
Hinweis: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, müssen Sie den Nettobetrag und die Steuer separat ausweisen:
Leistung: Beratung zur Website-Optimierung, 2 Stunden
Nettobetrag: 1.500 €
Umsatzsteuer (19 %): 285 €
Gesamtbetrag: 1.785 €
So können Ihre Kund*innen genau nachvollziehen, wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt.
Gut zu wissen: Wenn Sie Rechnungen an Kund*innen in anderen EU-Ländern oder außerhalb der EU stellen, können zusätzliche steuerliche Regeln gelten – insbesondere in Bezug auf die Umsatzsteuer. In solchen Fällen kann es erforderlich sein, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) anzugeben oder bestimmte Hinweise auf der Rechnung zu ergänzen. Wenn Sie regelmäßig international arbeiten, lohnt es sich, die genauen Vorgaben Ihres Finanzamts oder einer Steuerberatung zu prüfen.
In welchem Format sollten Rechnungen erstellt werden?
Nachdem Sie die wichtigsten Pflichtangaben für Ihre Rechnung kennen, stellt sich als nächstes die Frage nach dem Format und dem Versand der Rechnung. Schließlich müssen Rechnungen nicht nur korrekt aufgebaut sein – sie sollten auch so erstellt und verschickt werden, dass sie für Ihre Kund*innen leicht verständlich und für Ihre Buchhaltung gut dokumentiert sind.
In vielen Fällen werden Rechnungen heute digital erstellt und versendet, zum Beispiel als PDF per E-Mail. Das ist für viele Selbstständige die einfachste Lösung, weil Rechnungen so schnell verschickt, gespeichert und später wiedergefunden werden können.
➡️ E-Rechnung: Pflicht für Kleinunternehmer*innen
Seit Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft. Unternehmen müssen in vielen Fällen E-Rechnungen empfangen können, also Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Für viele Kleinunternehmer*innen bedeutet das zunächst vor allem, dass sie E-Rechnungen empfangen können müssen, wenn sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten. Für das Versenden von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen, sodass viele Selbstständige weiterhin zunächst mit PDF-Rechnungen arbeiten können.
➡️ Wie können Sie Rechnungen versenden?
Rechnungen können auf verschiedene Weise an Kund*innen übermittelt werden, zum Beispiel:
per E-Mail als PDF
über ein digitales Rechnungstool
über Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware
Gerade wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, kann eine digitale Lösung sinnvoll sein. Damit lassen sich Rechnungen einfacher erstellen, verwalten und archivieren – und Sie behalten leichter den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen.
Mit dem Rechnungsmanagement von Tide erstellen und versenden Sie Rechnungen direkt aus der App. Außerdem stehen Ihnen anpassbare Vorlagen zur Verfügung, und Sie können Rechnungen bei Bedarf auf Deutsch oder Englisch ausstellen. So wird das Schreiben und Verwalten Ihrer Rechnungen deutlich einfacher und effizienter.
7 Tipps für das Schreiben von Rechnungen als Kleinunternehmer*in
Mit den richtigen Tools und klaren Routinen wird das Schreiben von Rechnungen schnell zu einem festen und unkomplizierten Bestandteil Ihres Geschäftsalltags. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Rechnungen übersichtlich zu erstellen und den Überblick über Ihre Einnahmen zu behalten.
1️⃣ Rechnungen zeitnah erstellen
Erstellen Sie Rechnungen möglichst direkt nach Abschluss einer Leistung oder Lieferung. So vermeiden Sie, dass offene Rechnungen vergessen werden, und Ihre Kund*innen können schneller bezahlen.
2️⃣ Eine klare Rechnungsnummern-Logik verwenden
Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungsnummern fortlaufend und eindeutig sind. Viele Selbstständige nutzen einfache Systeme wie:
So lassen sich Rechnungen später leichter zuordnen und nachvollziehen.
3️⃣ Vorlagen oder digitale Tools nutzen
Eine feste Rechnungsvorlage oder ein digitales Rechnungstool spart Zeit und reduziert Fehler. Sobald alle Pflichtangaben einmal korrekt hinterlegt sind, müssen Sie für neue Rechnungen meist nur noch die Leistungsbeschreibung und den Betrag anpassen.
4️⃣ Leistungen möglichst klar beschreiben
Achten Sie darauf, Ihre Leistungen verständlich und präzise zu formulieren. Statt einer allgemeinen Beschreibung wie „Dienstleistung“ ist es besser, konkret zu schreiben, wofür Sie abrechnen – zum Beispiel „Beratung zur Website-Optimierung, 2 Stunden“. Das hilft Ihren Kund*innen und verhindert Rückfragen.
5️⃣ Zahlungsfristen klar angeben
Geben Sie auf Ihrer Rechnung eine klare Zahlungsfrist an, zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Das hilft Ihren Kund*innen zu wissen, bis wann die Zahlung erwartet wird.
Und was können Sie tun, wenn Kund*innen dennoch nicht zahlen? Erfahren Sie mehr über Ihre Rechte und das richtige Vorgehen bei Zahlungsverzug.
6️⃣ Offene Rechnungen regelmäßig prüfen
Gerade bei mehreren Kund*innen kann es passieren, dass Rechnungen übersehen werden. Prüfen Sie deshalb regelmäßig, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind. Das Tide Rechnungsmanagement hilft Ihnen auch hierbei, den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen zu behalten.
7️⃣ Rechnungen strukturiert archivieren
Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Buchhaltung. Speichern Sie sie deshalb geordnet und möglichst digital, damit Sie später jederzeit darauf zugreifen können.
Gut zu wissen: In Deutschland müssen Rechnungen in der Regel 8 Jahre aufbewahrt werden. Eine strukturierte digitale Ablage erleichtert Ihnen diese Aufbewahrungspflicht erheblich.
Fazit: Mit den richtigen Tools und einem klaren Prozess lassen sich Rechnungen einfach erstellen
Eine Rechnung als Kleinunternehmer*in zu schreiben ist meist unkomplizierter, als viele zunächst vermuten. Wenn Sie die wichtigsten Pflichtangaben kennen und wissen, wie sich die Kleinunternehmerregelung auf Ihre Rechnungen auswirkt, lässt sich der Prozess schnell zur Routine machen.
Hilfreich ist vor allem ein klarer Ablauf für Ihre Rechnungsstellung, zum Beispiel, indem Sie Rechnungen direkt nach Abschluss einer Leistung erstellen oder einen festen „Rechnungstag“ pro Woche oder Monat einplanen. In Kombination mit einem digitalen Rechnungstool oder einer Vorlage behalten Sie dabei leicht den Überblick über Ihre Rechnungen, Zahlungen und Unterlagen.
So wird das Schreiben von Rechnungen zu einem einfachen, gut organisierten Teil Ihres Geschäftsalltags.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie Ihre Rechnungsstellung als Kleinunternehmer*in von Anfang an strukturiert aufsetzen möchten, können Ihnen diese nächsten Schritte helfen:
Definieren Sie Ihren Rechnungsprozess: Entscheiden Sie, wann und wie Sie Rechnungen erstellen – zum Beispiel direkt nach abgeschlossener Arbeit oder an einem festen Tag pro Woche oder Monat.
Wählen Sie ein passendes Tool oder eine Vorlage: Eine digitale Lösung oder eine gut vorbereitete Rechnungsvorlage hilft Ihnen dabei, Rechnungen schneller und fehlerfrei zu erstellen.
Behalten Sie Ihre Buchhaltung im Blick: Achten Sie darauf, Rechnungen sauber zu dokumentieren und geordnet abzulegen, damit Sie später alle wichtigen Unterlagen für Ihre Buchhaltung und Steuererklärung griffbereit haben. Wie genau die Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen funktioniert, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen.
Das Schreiben von Rechnungen ist nur ein Teil der administrativen Aufgaben als Kleinunternehmer*in. Weitere praktische Strategien zur Organisation Ihrer Finanzen finden Sie in unserem Leitfaden mit 9 Tipps für die Buchhaltung von Kleinunternehmer*innen.
