Wenn Sie ein Unternehmen führen, kommen Sie an einem Thema garantiert nicht vorbei: den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Sie bestimmen, welche geschäftlichen Dokumente wie lange archiviert werden müssen und bilden eine zentrale Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung.
Ob digitale Rechnungen, Lohnunterlagen oder klassische Belege: Eine strukturierte und gesetzeskonforme Dokumentenablage schützt Sie vor rechtlichen Konsequenzen und unangenehmen Überraschungen bei Betriebsprüfungen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen für Unternehmen gelten, für wen sie relevant sind und wie Sie Ihre Unterlagen gesetzeskonform und gleichzeitig zukunftsorientiert organisieren.
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegte Zeiträume, in denen geschäftliche Unterlagen zwingend archiviert werden müssen. Sie dienen dazu, steuerrelevante und handelsrechtliche Informationen für Prüfungen, Nachweise oder rechtliche Auseinandersetzungen verfügbar zu halten.
Rechtsgrundlagen dafür finden sich vor allem in:
Beide Paragrafen definieren genau, welche Unterlagen wie lange und in welcher Form aufzubewahren sind.
Tipp: Während die gesetzlichen Vorgaben streng sind, bedeutet Archivierung heute längst nicht mehr, meterweise Aktenordner im Regal zu stapeln. Viele Unternehmen setzen inzwischen auf digitale Lösungen – ein Ansatz, den wir in unserem Beitrag zum papierlosen Büro ausführlich vorstellen.
Für wen gelten Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen betreffen alle Unternehmen und Selbstständige, die steuerpflichtig tätig sind. Dazu gehören insbesondere:
KMU (kleine und mittlere Unternehmen)
Freelancer*innen
Selbstständige und Freiberufler*innen
Einzelunternehmer*innen
Gewerbetreibende
Start-ups und Gründer*innen
Kapital- und Personengesellschaften
Kurz: Wenn Sie geschäftliche Einnahmen erzielen, müssen Sie relevante Unterlagen nach den gesetzlichen Vorgaben archivieren.
Die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geben vor, wie lange Unternehmen geschäftliche Unterlagen archivieren müssen. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gelten neben den klassischen 6‑ und 10‑Jahres-Fristen nun auch 8‑Jahres‑Fristen für bestimmte Dokumente.
Damit Sie den Überblick behalten, finden Sie hier alle Fristen, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind.
Was ist das Bürokratieentlastungsgesetz?
Das Bürokratieentlastungsgesetz ist ein umfangreiches Gesetzespaket, das darauf abzielt, bürokratische Vorgaben zu vereinfachen und Unternehmen finanziell sowie organisatorisch zu entlasten. Es beinhaltet zahlreiche Maßnahmen wie z. B. die Verkürzung von Aufbewahrungsfristen und die Förderung digitaler Prozesse.
➡️ Überblick: Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Unterlagentyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage / Hinweise |
|---|
Bücher und Aufzeichnungen | | § 147 Abs. 1 AO, § 257 HGB |
Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV) | | |
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Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | | |
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Lohnunterlagen für die Rentenversicherungspflicht | | Sozialgesetzbuch / steuerrechtliche Nachweispflichten |
Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen) | | Verkürzung durch Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre |
Buchungsbelege (Belege, Quittungen, Kostenbelege, Bewirtungsbelege) | | Verkürzung durch Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre |
Zahlungsbelege, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine (wenn buchungsrelevant) | | Seit 2025 verkürzt bei steuerlich relevanten Belegen |
Umsatzsteuervoranmeldungen | | Seit 2025 ebenfalls 8 Jahre |
Handels- und Geschäftsbriefe (inkl. E‑Mails) | | |
| | |
Nicht buchungsrelevante Lieferscheine | | |
Unternehmensinterne Korrespondenz & Organisationsunterlagen (sofern nicht steuerrelevant) | | |
Vollstreckungstitel, notarielle Urkunden | | Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – nicht steuerrechtlich |
➡️ Was muss 10 Jahre aufbewahrt werden?
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt vor allem für steuerlich relevante Dokumente, wie beispielsweise:
Bücher und Aufzeichnungen
Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV)
Inventare
Lageberichte
Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
Eröffnungsbilanzen
Lohnunterlagen für die Rentenversicherungspflicht
Diese Dokumente dienen der Nachweisbarkeit von geschäftlichen Vorgängen und sind im Falle einer Betriebsprüfung unerlässlich.
➡️ Was muss 8 Jahre aufbewahrt werden?
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz wurden bestimmte Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre reduziert. Dies betrifft vor allem buchungsrelevante Belege, beispielsweise:
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Quittungen und Kostenbelege
Bewirtungsbelege
Lieferscheine, sofern sie Buchungsbelege darstellen
Zahlungsbelege
Umsatzsteuervoranmeldungen
➡️ Was muss 6 Jahre aufbewahrt werden?
Die 6‑jährige Frist betrifft insbesondere handelsrechtliche Unterlagen, wie beispielsweise:
Handels- und Geschäftsbriefe (auch E‑Mails)
Verträge (z. B. Miet-, Dienstleistungs- oder Lieferverträge)
Sonstige geschäftliche Korrespondenz
Lieferscheine, sofern sie nicht buchungsrelevant sind
Interne Organisations-/Unternehmensunterlagen
➡️ Gibt es weitere Fristen?
Es gibt ergänzende Sonderfristen, allerdings außerhalb des klassischen Steuer- und Handelsrechts:
2 Jahre:
z. B. Gewährleistungsbelege im Handwerk
3 Jahre:
allgemeine zivilrechtliche Verjährungsfrist für vertragliche Ansprüche
30 Jahre:
Vollstreckungstitel, notarielle Urkunden
Diese Fristen dienen nicht steuerlichen Zwecken, können aber je nach Branche relevant sein.
Ab wann beginnen die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen?
Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist, versendet wurde oder seine letzte relevante Änderung erfahren hat. Das bedeutet: Nicht das Erstellungsdatum selbst ist entscheidend, sondern das Jahresende des Entstehungsjahres.
Beispiel:
Eine Rechnung vom 15. März 2024 wird ab dem 31. Dezember 2024 in die Aufbewahrungsfrist überführt. Ab dem 1. Januar 2025 beginnt die Zählung der gesetzlichen 8‑jährigen Aufbewahrungsfrist, da Rechnungen und andere Buchungsbelege seit 2025 nur noch acht Jahre archiviert werden müssen.
Diese Vorgehensweise sorgt für eine einheitliche und nachvollziehbare Berechnung und erleichtert Unternehmen, die Archivierung systematisch zu planen, beispielsweise, indem Dokumente nach Jahrgängen sortiert und gesammelt vernichtet werden können.
Wichtig ist außerdem, dass Fristen sich verlängern können, wenn Steuerbescheide noch nicht bestandskräftig sind. Solange ein Steuerbescheid unter Vorbehalt steht, ein Einspruch läuft oder die Finanzbehörde zusätzliche Prüfungen angekündigt hat, dürfen entsprechende Unterlagen nicht vernichtet werden.
Gibt es Vorschriften, wie und wo die Dokumente aufbewahrt werden müssen?
Die gesetzlichen Vorgaben sind in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) klar geregelt.
1️⃣ Ordnungsgemäße, vollständige und unveränderbare Aufbewahrung
Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie:
lesbar,
nachvollziehbar,
jederzeit verfügbar,
vollständig sowie
unveränderbar sind.
Gerade bei digitalen Dokumenten spielt der Begriff der Revisionssicherheit eine zentrale Rolle. Das bedeutet, dass Daten nicht ohne Protokollierung geändert werden dürfen und im Nachhinein stets erkennbar sein muss, was angepasst wurde.
2️⃣ Papierform oder digital: beides ist erlaubt
Unternehmen dürfen frei entscheiden, ob sie ihre Belege in Papierform aufbewahren oder digital archivieren. Digitalisierung bietet viele Vorteile, z. B. geringeren Platzbedarf, schnellere Auffindbarkeit und sichere Backup-Möglichkeiten.
Tipp: Damit Sie Aufbewahrungsfristen leichter einhalten, Belege schnell zuordnen und Zahlungen übersichtlich dokumentieren können, lohnt sich der Einsatz eines modernen Geschäftskontos. Das kostenlose Tide Geschäftskonto unterstützt Sie dabei, Ihre Finanzen, Belege und Transaktionen effizient und strukturiert in der Tide App zu organisieren – ein klarer Vorteil, wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen revisionssicher aufbewahren möchten.
3️⃣ Aufbewahrung im Ausland
Die Archivierung digitaler Unterlagen im Ausland ist möglich, allerdings nur mit vorheriger Genehmigung des Finanzamts. Ohne diese Zustimmung besteht das Risiko, dass Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht akzeptiert werden.
4️⃣ Besondere Regeln für elektronische Dokumente
Elektronisch empfangene Unterlagen (z. B. E‑Rechnungen) müssen zwingend elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht hier nicht aus, da die Originaldatei für die Finanzverwaltung relevant ist.
Gibt es Konsequenzen, wenn sich Unternehmen nicht an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen halten?
Die gesetzlichen Vorgaben sind eine klare Pflicht. Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten können für Unternehmen spürbare rechtliche und finanzielle Folgen haben.
1️⃣ Steuerschätzungen durch das Finanzamt
Wenn Unterlagen fehlen oder unvollständig sind, kann das Finanzamt nicht mehr nachvollziehen, ob Umsätze und Ausgaben korrekt verbucht wurden. In solchen Fällen nimmt die Behörde eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage vor. Dies geschieht in der Regel zu Ungunsten des Unternehmens.
2️⃣ Bußgelder und steuerstrafrechtliche Konsequenzen
Je nach Schwere des Verstoßes drohen:
Bußgelder,
Ordnungswidrigkeitsverfahren und im schlimmsten Fall sogar
Steuerstrafverfahren wegen vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung.
3️⃣ Probleme bei Betriebsprüfungen
Während einer Betriebsprüfung kann das Fehlen wichtiger Dokumente zu:
Verzögerungen,
zusätzlichen Prüfungsanordnungen oder sogar zu
erweiterten Prüfzeiträumen führen.
Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern kann auch den Verdacht auf weitere Unregelmäßigkeiten verstärken.
4️⃣ Verlust wichtiger Nachweise
Neben steuerlichen Risiken sollten Unternehmen auch den praktischen Nutzen der Dokumente nicht unterschätzen. Fehlende Unterlagen können zu Problemen führen bei:
Garantie- oder Gewährleistungsfällen,
vertraglichen Streitigkeiten,
Nachweisen gegenüber Geschäftspartner*innen oder
arbeitsrechtlichen Vorgängen.
5️⃣ Reputationsrisiken
Wiederholt schlechte Organisation oder auffällige Nachreichungen können das Vertrauen von Behörden und Geschäftspartner*innen beeinträchtigen.
Fazit: Aufbewahren, aber smart und zukunftssicher
Aufbewahrungsfristen sind kein lästiger Formalismus, sondern ein zentraler Baustein Ihrer rechtssicheren Unternehmensführung. Mit der aktualisierten Rechtslage behalten Sie mit einer klaren Struktur den Überblick: Was zehn Jahre, was acht Jahre und was sechs Jahre gilt, entscheidet sich nach Dokumententyp. Die Frist beginnt stets mit Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.
Wer digitale Prozesse sauber dokumentiert und Fristen konsequent prüft, reduziert Risiken bei Betriebsprüfungen, vermeidet Schätzungen und spart am Ende Zeit und Geld.
