Ein erfolgreiches Geschäftsessen mit potenziellen Kund*innen, ein produktives Arbeitsfrühstück mit dem Team oder der Kaffee mit einem neuen Geschäftspartner: Das Networking bei einem gemeinsamen Essen gehört zum Geschäftsalltag fest dazu. Damit Sie diese Ausgaben später reibungslos von der Steuer absetzen können, gibt es allerdings ein paar formelle Spielregeln zu beachten.
Damit Ihnen die Beleg-Bürokratie nicht den Appetit verdirbt und Sie beim nächsten Restaurantbesuch ganz entspannt bleiben können, klären wir in diesem Artikel ausführlich, was genau zu den Bewirtungskosten zählt, worauf Sie achten müssen und wie Sie diese korrekt verbuchen.
Was sind Bewirtungskosten?
Im steuerlichen Sinne spricht man von Bewirtungskosten, wenn Sie Personen aus geschäftlichem oder betrieblichem Anlass mit Speisen, Getränken oder sonstigen Genussmitteln (wie zum Beispiel Snacks) beköstigen.
Damit das Finanzamt diese Kosten anerkennt, muss stets ein klarer beruflicher Zusammenhang bestehen. Ein rein privates Mittagessen mit Freund*innen zählt logischerweise nicht dazu.
➡️ Was ist der Unterschied zwischen Bewirtungskosten und Bewirtungsspesen?
Die beiden Begriffe werden im Alltag oft synonym verwendet, bezeichnen steuerrechtlich aber unterschiedliche Dinge:
Bewirtungskosten entstehen, wenn Sie andere Personen (z. B. Geschäftspartner*innen, Kund*innen oder Mitarbeiter*innen) zum Essen einladen.
Bewirtungsspesen (oft einfach nur "Spesen" oder steuerlich korrekt "Verpflegungsmehraufwand" genannt) beziehen sich auf Ihre eigenen Kosten, wenn Sie auf Geschäftsreise sind. Wenn Sie also allein auf einer Dienstreise essen gehen, handelt es sich um Spesen und nicht um Bewirtungskosten.
➡️ Zählt Trinkgeld als Bewirtungskosten?
Ja, das Trinkgeld (oder "Tip") gehört untrennbar zu den Bewirtungskosten und kann steuerlich abgesetzt werden. Da das Trinkgeld jedoch meist nicht maschinell auf der Rechnung ausgewiesen wird, müssen Sie es vom Servicepersonal handschriftlich auf dem Beleg vermerken und quittieren lassen. Alternativ können Sie einen Eigenbeleg über das gezahlte Trinkgeld ausfüllen und diesen an die Hauptrechnung heften.
So muss ein Bewirtungsbeleg aussehen
Das Finanzamt stellt hohe formelle Anforderungen an den Nachweis von Bewirtungskosten. Ein fehlendes Detail auf dem Papier kann bereits dazu führen, dass Ihnen der Betriebsausgabenabzug gestrichen wird.
Ein rechtsgültiger Bewirtungsbeleg muss maschinell erstellt sein und zwingend folgende Angaben enthalten:
Name und Anschrift des Restaurants
Datum der Bewirtung
Detaillierte Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke (Pauschalbegriffe wie "Speisen und Getränke" reichen nicht aus!)
Preise (Netto, Umsatzsteuersatz, Brutto)
Zusätzlich müssen Sie als Gastgeber*in auf dem Beleg (meist auf der Rückseite) folgende Angaben ergänzen und unterschreiben:
Namen aller bewirteten Personen (inklusive Ihnen selbst)
Der genaue geschäftliche Anlass (z. B. "Vertragsverhandlung Projekt X", anstatt nur "Geschäftsessen")
Ort, Datum und Ihre Unterschrift
➡️ Reicht auch ein Kassenbon als Bewirtungsbeleg aus?
Grundsätzlich ja, aber es kommt auf die Höhe der Rechnung an. Bei Beträgen unter 250 Euro brutto (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) reicht der typische Kassenbon aus dem Restaurant, sofern Sie die oben genannten Ergänzungen (Teilnehmer*innen, Anlass, Unterschrift) handschriftlich auf der Rückseite vornehmen. Viele Restaurants bieten dafür extra vorgedruckte Kassenbons mit einem Bewirtungsformular auf der Rückseite an.
Liegt der Rechnungsbetrag jedoch über 250 Euro brutto, reicht ein einfacher Bon nicht mehr aus. In diesem Fall müssen Sie das Restaurant bitten, eine ordentliche Rechnung auszustellen, auf der der Name und die Adresse Ihres Unternehmens als Rechnungsempfänger stehen.
Tipp für Ihren Buchhaltungs-Alltag: Das Sammeln von Zetteln gehört der Vergangenheit an. Mit dem kostenlosen Geschäftskonto von Tide können Sie Ihre Bewirtungsbelege ganz einfach über die Tide App abfotografieren, hochladen und direkt mit der entsprechenden Transaktion verknüpfen. So geht kein Beleg mehr verloren und Ihre Buchhaltung ist immer auf dem neuesten Stand.
Welche Bewirtungskosten sind abzugsfähig?
Damit Sie die Kosten beim Finanzamt geltend machen können, muss die Bewirtung primär beruflich veranlasst sein. Abzugsfähig sind grundsätzlich alle Kosten für Speisen und Getränke sowie Nebenkosten wie Garderobengebühren oder eben das Trinkgeld, solange sie in einem direkten geschäftlichen Zusammenhang stehen.
Wichtig ist das Prinzip der Angemessenheit. Ein Mittagessen beim guten Italiener um die Ecke ist völlig in Ordnung. Laden Sie Ihre Geschäftspartner*innen jedoch in ein teures Sternerestaurant ein, bei dem die Rechnung vierstellig ausfällt, könnte das Finanzamt die Kosten als "unangemessen" einstufen und den Steuerabzug verweigern.
Was sind nicht abzugsfähige Bewirtungskosten?
Nicht alles, was im weitesten Sinne mit Arbeit zu tun hat, lässt sich absetzen. Zu den nicht abzugsfähigen Kosten gehören:
Private Anlässe: Ein Geburtstagsessen, bei dem zufällig auch Kolleg*innen anwesend sind, bleibt privat.
Unangemessene Aufwendungen: Wie bereits erwähnt, streicht das Finanzamt extrem luxuriöse Ausgaben, die nicht im Verhältnis zum Geschäftszweck stehen.
Fehlerhafte Belege: Wenn der Bewirtungsbeleg unvollständig ist (z. B. fehlender Anlass oder fehlende Unterschrift), sind die gesamten Kosten nicht abzugsfähig.
Vergnügungen: Besuche in Nachtclubs oder ähnlichen Etablissements werden steuerlich grundsätzlich nicht als Bewirtungskosten anerkannt, selbst wenn dort geschäftliche Themen besprochen wurden.
So müssen Sie Bewirtungskosten buchen und absetzen
Die buchhalterische Erfassung von Bewirtungskosten bereitet vielen Gründer*innen im ersten Moment Kopfzerbrechen, ist aber mit dem richtigen Wissen ganz logisch aufgebaut.
Die wichtigste Grundregel dabei lautet: Wenn Sie externe Geschäftspartner*innen einladen, dürfen Sie die Nettokosten der Bewirtung nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben absetzen. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass bei einem Restaurantbesuch immer auch ein privater Nutzen (die eigene Nahrungsaufnahme) entsteht, weshalb die restlichen 30 Prozent als privat veranlasst gelten und Ihren Gewinn nicht mindern.
➡️ So buchen Sie richtig
Damit diese Aufteilung in Ihrer Buchhaltungssoftware reibungslos funktioniert, wird in Deutschland standardisiert gebucht. Wenn Sie oder Ihre Steuerberatung den weit verbreiteten Standardkontenrahmen SKR03 (ein System der DATEV zur einheitlichen Buchführung) nutzen, gibt es für diese Zweiteilung genau vorgegebene Konten. Die abzugsfähigen 70 Prozent landen auf einem anderen Konto als die nicht abzugsfähigen 30 Prozent. So behalten Sie und das Finanzamt stets den perfekten Überblick.
➡️ Die Besonderheit der Vorsteuer
Eine besonders gute Nachricht gibt es beim Thema Steuern: Auch wenn Sie die Nettokosten nur anteilig absetzen dürfen, können Sie die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer (Vorsteuer) zu vollen 100 Prozent beim Finanzamt geltend machen!
Voraussetzung dafür ist lediglich, dass Ihr Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist und der Bewirtungsbeleg alle formellen Anforderungen erfüllt.
➡️ Ein konkretes Beispiel zur Buchung
Angenommen, Sie laden eine Geschäftspartnerin zum Essen ein. Die Rechnung beträgt insgesamt 119,00 Euro brutto. Dieser Betrag setzt sich zusammen aus 100,00 Euro netto und 19,00 Euro Umsatzsteuer. Sie bezahlen direkt mit Ihrer Firmenkarte.
Im Standardkontenrahmen SKR03 wird dieser Beleg nun wie folgt aufgeteilt und gebucht:
100 % der Vorsteuer: 19,00 Euro wandern auf das Konto für abziehbare Vorsteuer (Konto 1576).
70 % des Nettobetrags: 70,00 Euro buchen Sie als abzugsfähige Bewirtungskosten (Konto 4650).
30 % des Nettobetrags: 30,00 Euro kommen auf das Konto für nicht abzugsfähige Bewirtungskosten (Konto 4654).
Der Zahlungsausgang: Dem gegenüber steht die gesamte Summe von 119,00 Euro, die Ihr Bankkonto verlässt (Konto 1200).
Mitarbeiter*innen vs. Geschäftspartner*innen: Wie unterscheiden sich hier die Bewirtungskosten?
Die wichtigste Unterscheidung im Steuerrecht ist die zwischen geschäftlicher Bewirtung (Externe) und betrieblicher Bewirtung (Interne).
Geschäftspartner*innen (Kund*innen, Lieferant*innen, Berater*innen): Hier gilt die oben bereits erwähnte 70/30-Regel, d. h. Sie dürfen nur 70 Prozent der Nettokosten gewinnmindernd ansetzen.
Mitarbeiter*innen: Laden Sie ausschließlich Ihr eigenes Team (Angestellte) ein, zum Beispiel im Rahmen einer Weihnachtsfeier oder eines internen Arbeitsessens, dürfen Sie diese Kosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben absetzen!
➡️ Haben Bewirtungskosten Auswirkungen auf die Lohnsteuer?
Das ist ein sehr wichtiger Punkt für Arbeitgeber*innen. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter*innen regelmäßig kostenloses Mittagessen spendieren, wertet das Finanzamt dies schnell als "geldwerten Vorteil" (Sachbezug). Dieser Vorteil muss dann theoretisch über die Gehaltsabrechnung versteuert werden und es fallen Lohnsteuer und Sozialabgaben an.
Ausgenommen davon sind sogenannte "Aufmerksamkeiten" oder außergewöhnliche Arbeitseinsätze. Wenn Sie während eines langen, außergewöhnlichen Meetings Pizzen für das Team bestellen, ist dies lohnsteuerfrei (Freigrenze von 60 Euro brutto pro Person für ein Arbeitsessen). Auch bei offiziellen Betriebsveranstaltungen (wie der Sommerfeier) gibt es Freibeträge (110 Euro brutto pro Jahr pro Mitarbeiter*in bei bis zu zwei Feiern jährlich).
Wo müssen Bewirtungskosten in der Steuererklärung eingetragen werden?
Am Ende des Jahres müssen die gesammelten Bewirtungskosten in der Steuererklärung korrekt ausgewiesen werden. Wo genau das geschieht, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab.
Wenn Sie Einzelunternehmer*in oder Freiberufler*in sind und eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) abgeben, tragen Sie die Bewirtungskosten in der Anlage EÜR ein. Es gibt dort eine spezielle Zeile für "Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben", in der die abzugsfähigen Bewirtungskosten deklariert werden. Die nicht abzugsfähigen 30 Prozent müssen Sie in der Steuererklärung ebenfalls angeben (oft in einer separaten Zeile für nicht abziehbare Beträge), sie haben jedoch keine gewinnmindernde Wirkung.
Kapitalgesellschaften (wie GmbHs oder UGs) erfassen die Beträge entsprechend in ihrer Körperschaftsteuererklärung.
Fazit: Bewirtungskosten absetzen ohne Kopfzerbrechen
Bewirtungskosten sind ein hervorragendes Mittel, um Geschäftsbeziehungen zu pflegen und das Teamklima zu stärken – und das Finanzamt beteiligt sich sogar an den Ausgaben. Die Grundvoraussetzung dafür ist jedoch eine penible Genauigkeit bei der Dokumentation. Achten Sie stets darauf, dass Ihre Belege vollständig sind, trennen Sie sauber zwischen internen und externen Gästen und vergessen Sie nicht, den geschäftlichen Anlass ausführlich zu notieren.
Damit Ihnen der bürokratische Aufwand nicht die Freude am Business-Lunch verdirbt, brauchen Sie smarte Tools, die Ihnen den Rücken freihalten. Mit dem kostenlosen Geschäftskonto von Tide sparen Sie wertvolle Zeit: Fotografieren Sie Belege direkt nach dem Essen, laden Sie diese direkt in der Tide App hoch und verknüpfen Sie sie automatisch mit der entsprechenden Transaktion. Das erleichtert Ihnen und Ihrer Steuerberatung die Arbeit enorm.
