In Deutschland sind Freiberufler*innen grundsätzlich zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet, um ihre Einkünfte und Ausgaben nachweisbar zu dokumentieren.
Dieser Blogpost dient als umfassende Anleitung, die die rechtlichen Anforderungen und praktischen Schritte zur Einrichtung und Pflege der Buchführung für Freiberufler*innen erläutert. Wir werden unterschiedliche Buchführungsmethoden vergleichen und Tipps geben, wie Sie als Freiberufler*in Ihre Buchführungsverpflichtungen effizient und korrekt handhaben können.
Sind Freiberufler*innen buchführungspflichtig?
In Deutschland unterliegen Freiberufler*innen der Buchführungspflicht, um eine transparente und nachvollziehbar geführte Aufzeichnung ihrer finanziellen Transaktionen zu gewährleisten. Diese Verpflichtung dient dazu, dass Freiberufler*innen ihre Einnahmen und Ausgaben lückenlos dokumentieren, was vor allem durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermöglicht wird.
Dabei ist es wichtig, dass alle Belege sorgfältig gesammelt und aufbewahrt werden, um die Grundlagen der steuerlichen Verantwortung zu erfüllen und steuerrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Einhaltung der GoBD-Richtlinien, die eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare elektronische Buchführung vorschreiben, ist dabei ebenso von großer Bedeutung.
Die richtige Buchführungsmethode finden
Für Freiberufler*innen stehen grundsätzlich zwei Buchführungsmethoden zur Verfügung: die einfache und die doppelte Buchführung.
➡️ Einfache Buchführung
Die einfache Buchführung, auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung genannt, eignet sich besonders für Freiberufler*innen, da diese keine Bilanzierungspflicht haben. Hier werden einfach alle Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt, was die Verwaltung vereinfacht.
Ein Beispiel dafür ist eine Grafikdesignerin, die lediglich Einnahmen aus Kundenprojekten und Ausgaben für Software-Lizenzen dokumentiert.
➡️ Doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung hingegen ist präziser, da sie jeden Geschäftsvorfall sowohl im Soll als auch im Haben verbucht. Diese Methode bietet sich an, wenn komplexere finanzielle Strukturen vorliegen, wie bei einem Architekturbüro mit mehreren angestellten Personen und hohen Betriebsausgaben. Hier wird jeder Geschäftsvorfall doppelt geführt, was eine genaue Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ermöglicht.
Unter welchen Umständen gibt es eine Befreiung der Buchführungspflicht für Freiberufler*innen?
Wenn Sie freiberuflich tätig sind, haben Sie in steuerlicher Hinsicht einen entscheidenden Vorteil: Sie sind grundsätzlich nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das bedeutet, dass Sie keine Bilanz erstellen müssen und stattdessen die einfache Buchführung anwenden dürfen – in Form der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
➡️ Was bedeutet das konkret?
Keine Bilanzpflicht: Freiberufler*innen müssen keine Jahresabschlüsse mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen.
EÜR statt doppelte Buchführung: Es genügt, die Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenüberzustellen.
Unabhängig vom Umsatz: Diese Befreiung gilt unabhängig von der Höhe Ihrer Umsätze oder Gewinne.
➡️ Grenzen und Ausnahmen
Die Pflicht zur doppelten Buchführung betrifft in der Regel Gewerbetreibende, insbesondere wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden (seit 2024: mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn pro Jahr).
Für Freiberufler*innen gelten diese Grenzen nicht, da sie nicht unter die entsprechenden Vorschriften der Abgabenordnung (§ 141 AO) fallen.
Praktische Umsetzung der Buchführungspflicht für Freiberufler*innen in 6 Schritten
Die Einrichtung und Pflege einer ordnungsgemäßen Buchführung als Freiberufler*innen kann in wenigen Schritten erfolgen:
Konten einrichten: Beginnen Sie mit der Einrichtung von getrennten Geschäfts- und Privatkonten, um die Übersicht zu behalten.
Buchführungssoftware wählen: Entscheiden Sie sich für eine Buchführungssoftware, die Ihren Anforderungen entspricht und GoBD-konform ist.
Belege sammeln: Bewahren Sie alle Belege digital oder in Papierform auf, um alle Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können.
Regelmäßige Buchungen: Verbuchen Sie alle Einnahmen und Ausgaben regelmäßig, idealerweise wöchentlich oder monatlich.
Steuerliche Anforderungen beachten: Informieren Sie sich über spezifische steuerliche Anforderungen für Ihre Tätigkeit und integrieren Sie diese in Ihre Buchführung.
Jahresabschluss vorbereiten: Bereiten Sie am Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss vor, der alle finanziellen Aktivitäten detailliert darstellt.
Wie Buchhaltungssoftware Ihnen helfen kann
Moderne Buchhaltungstools wie die Tide Buchhaltung bieten beispielsweise Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Selbstständigen abgestimmt sind. Diese Tools automatisieren viele Prozesse, wie das Erfassen von Belegen und das Erstellen von Finanzübersichten, was Zeit spart und Fehler minimiert. Zudem ermöglichen sie einen schnellen Zugriff auf finanzielle Daten, was die Vorbereitung auf Steuererklärungen vereinfacht und einen aktuellen Überblick über die Geschäftslage bietet.
Ein praktisches Beispiel hierfür ist die automatische Kategorisierung von Ausgaben. Stellen Sie sich vor, Sie laden einen Beleg über den Kauf von Büromaterial hoch, und die Software ordnet diesen Ausgabenposten automatisch der richtigen Kategorie zu. Dies vereinfacht die Buchführung erheblich und unterstützt bei der Vorbereitung auf die Steuererklärung, indem es einen aktuellen und klaren Überblick über die Finanzen bietet.
Die Wichtigkeit der GoBD-Konformität für Freiberufler*innen
GoBD-Konformität bedeutet für Freiberufler*innen, dass ihre geschäftlichen Unterlagen nach strengen Standards geführt und aufbewahrt werden müssen. Eine GoBD-zertifizierte Buchhaltungssoftware erleichtert das Einhalten dieser Richtlinien, da sie speziell darauf ausgelegt ist, alle notwendigen Daten sicher und nachvollziehbar zu speichern.
Zusätzlich zur Softwarenutzung sollten regelmäßige Datensicherungen und systematische Archivierungsverfahren implementiert werden, um jederzeit auf korrekt geführte Aufzeichnungen zugreifen zu können und rechtliche Vorgaben einzuhalten.
Besondere Überlegungen für Freiberufler*innen
Beratende Berufe, wie Unternehmensberater*innen, müssen oft detaillierte Zeit- und Ausgabenberichte führen, um ihre Leistungen korrekt abzurechnen.
Kreative Freiberufler*innen, wie Grafikdesigner*innen oder Schriftsteller*innen, sollten hingegen besonders auf die Erfassung von Lizenzgebühren und projektbezogenen Einnahmen achten. Zudem kann die Verwaltung von Kundenanzahlungen und deren korrekte Verbuchung gegen die endgültigen Rechnungsbeträge eine zusätzliche Herausforderung darstellen.
Jede Branche bringt spezifische Anforderungen mit sich, die in der Buchhaltung berücksichtigt werden müssen.
Tipp: Eine Rechnung richtig schreiben als Freiberufler*in
5 häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet
Freiberufler*innen begegnen oft typischen Buchhaltungsfehlern, die vermieden werden können:
Vermischen von geschäftlichen und privaten Finanzen: Führen Sie separate Konten für Geschäft und Privat.
Verspätete oder unvollständige Erfassung von Belegen: Aktualisieren Sie Ihre Buchhaltung regelmäßig und sammeln Sie alle Belege sorgfältig.
Nicht-Einhalten von Steuerfristen: Planen Sie wichtige Fristen im Voraus ein und richten Sie Erinnerungen ein.
Fehlerhafte Umsatzsteuervoranmeldungen: Prüfen Sie Ihre Umsatzsteuerberechnungen sorgfältig.
Unzureichende Rücklagen für Steuern: Legen Sie regelmäßig Geld zur Seite, um unerwartete Steuerzahlungen abdecken zu können.
Mehr zum Thema: Diese Steuern müssen Sie als Freiberufler*in zahlen
Die richtige Vorbereitung auf den Jahresabschluss
Zum Jahresende oder bei Geschäftsaufgabe müssen Freiberufler*innen bestimmte Schritte befolgen, um ihre Buchführungspflichten ordnungsgemäß abzuschließen:
Erstellen Sie einen vollständigen Jahresabschluss, der alle finanziellen Aktivitäten dokumentiert.
Reichen Sie die Steuererklärung fristgerecht ein und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente und Belege gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden.
Überprüfen Sie Ihre Konten und schließen Sie nicht mehr benötigte Geschäftskonten.
Bei Unsicherheiten hilft ein*e Steuerberater*in dabei, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und den Übergang reibungslos zu gestalten.
Tipp: Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung, um Stress und Fehler zu vermeiden.
Fazit: Die Bedeutung einer korrekten Buchführung für Freiberufler*innen
Eine korrekte Buchführung ist für den Erfolg jeder freiberuflichen Tätigkeit unerlässlich. Sie gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern bietet auch einen klaren Überblick über die finanzielle Lage und unterstützt bei der Planung zukünftiger Schritte.
Von der Wahl der passenden Buchführungsmethode über die Nutzung geeigneter Software bis hin zur Einhaltung der GoBD-Richtlinien – jede Komponente spielt eine wichtige Rolle. Fehler zu vermeiden und alle Anforderungen zu erfüllen, trägt wesentlich zur Stabilität und Nachhaltigkeit Ihrer freiberuflichen Karriere bei.
Ein letzter Tipp: Investieren Sie in eine gute Buchhaltungssoftware, die Ihnen hilft, den Überblick zu behalten und Ihre Buchführung effizienter zu gestalten.
