Für viele Selbstständige wirkt das Thema Steuern zunächst kompliziert, besonders, wenn es um die erste eigene Steuererklärung geht. Welche Formulare müssen ausgefüllt werden? Welche Fristen gelten? Und wie bereiten Kleinunternehmer*innen ihre Steuererklärung am besten vor?
Tatsächlich ist die Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen in vielen Fällen überschaubarer, als oft angenommen wird. Wenn Sie wissen, welche Angaben erforderlich sind und welche Unterlagen Sie vorbereiten müssen, lässt sich der Prozess gut strukturieren.
In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie die Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen funktioniert und worauf Sie bei der Vorbereitung besonders achten sollten.
Gut zu wissen: Wenn Sie noch am Anfang Ihrer Selbstständigkeit stehen und mehr darüber erfahren möchten, wie Sie ein Kleinunternehmen gründen und welche Schritte dabei wichtig sind, finden Sie weitere Informationen in unserem Leitfaden zur Gründung eines Kleinunternehmens.
Welche Formulare gehören zur Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen?
Welche Formulare Sie für Ihre Steuererklärung benötigen, hängt vor allem von Ihrer Tätigkeit und Ihrer Unternehmensform ab. In den meisten Fällen gehören jedoch mehrere Bestandteile zur Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen.
Zu den wichtigsten Formularen zählen:
Einkommensteuererklärung: Sie bildet die Grundlage Ihrer Steuererklärung. Hier geben Sie alle relevanten Einkünfte an – also nicht nur aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit, sondern zum Beispiel auch aus einer Anstellung oder anderen Einnahmequellen.
Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung): Mit der EÜR ermitteln Sie den Gewinn aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Dafür stellen Sie Ihre betrieblichen Einnahmen den Ausgaben gegenüber.
Anlage S oder Anlage G: Welche Anlage Sie benötigen, hängt von Ihrer Tätigkeit ab. Freiberufler*innen nutzen in der Regel die Anlage S, während Gewerbetreibende ihre Einkünfte in der Anlage G angeben.
Je nach Situation können außerdem weitere Erklärungen erforderlich sein, zum Beispiel eine Gewerbesteuer- oder Umsatzsteuererklärung. Wann das der Fall ist, erklären wir in den folgenden Abschnitten.
Gut zu wissen: Eine Gewerbesteuererklärung ist in der Regel nur für Gewerbetreibende relevant. Wenn Sie freiberuflich tätig sind, zum Beispiel als Designer*in, Berater*in oder Journalist*in, fällt normalerweise keine Gewerbesteuer an. Außerdem gilt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften ein Freibetrag von 24.500 € Gewinn pro Jahr, bevor Gewerbesteuer anfällt.
Müssen Kleinunternehmer*innen eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Ob Kleinunternehmer*innen eine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, hängt davon ab, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.
➡️ Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung für kleinere Unternehmen. Sie können diese Regelung nutzen, wenn:
Ihr Umsatz im Vorjahr maximal 25.000 € betrug und
Ihr Umsatz im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt.
Wer diese Regelung nutzt, weist auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führt entsprechend auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Mehr darüber, wie die Kleinunternehmerregelung funktioniert und wann sie sinnvoll ist, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Kleinunternehmerregelung.
In vielen Fällen bedeutet das auch, dass keine regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen erforderlich sind.
Wenn Sie hingegen nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen und Umsatzsteuer berechnen, müssen Sie in der Regel sowohl Umsatzsteuervoranmeldungen während des Jahres als auch eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben.
Gut zu wissen: Auch wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, kann das Finanzamt in bestimmten Fällen trotzdem eine Umsatzsteuerjahreserklärung verlangen, etwa um zu prüfen, ob Sie die Umsatzgrenzen eingehalten haben.
Wie sieht eine Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen aus?
Die Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen besteht in der Regel aus mehreren Formularen, die gemeinsam ein Bild Ihrer Einkünfte und Ihrer selbstständigen Tätigkeit vermitteln. Auch wenn der Prozess zunächst kompliziert wirken kann, lässt er sich gut in einzelne Schritte gliedern.
1️⃣ Einnahmen und Ausgaben zusammenstellen
Der erste Schritt besteht darin, Ihre geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben für das Steuerjahr zu sammeln. Grundlage dafür ist in der Regel Ihre laufende Buchhaltung. Wenn Sie Ihre Belege, Rechnungen und Transaktionen über das Jahr hinweg sorgf��ltig dokumentiert haben, lassen sich die relevanten Zahlen meist schnell zusammenstellen.
Für diesen Schritt ist es hilfreich, ein separates Geschäftskonto zu nutzen und einen klaren Prozess für Ihre Buchhaltung zu haben. Ein Geschäftskonto für Kleinunternehmer*innen hilft dabei, private und geschäftliche Finanzen zu trennen und Transaktionen übersichtlich zu erfassen.
Mit Tide können Sie beispielsweise ein kostenloses Geschäftskonto speziell für Kleinunternehmer*innen eröffnen und gleichzeitig auf integrierte Buchhaltungstools zugreifen. Damit lassen sich Transaktionen kategorisieren, Belege speichern und Ihre Buchhaltung strukturiert vorbereiten – eine gute Grundlage für Ihre spätere Steuererklärung.
Pro Tipp: Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, lohnt es sich außerdem, sich mit den wichtigsten Pflichtangaben vertraut zu machen. Weitere Hinweise dazu finden Sie in unserem Leitfaden zum Schreiben von Rechnungen für Kleinunternehmer*innen.
2️⃣ Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln
Im nächsten Schritt ermitteln Sie den Gewinn aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Dafür wird in den meisten Fällen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verwendet. Dabei stellen Sie Ihre betrieblichen Einnahmen den Ausgaben gegenüber. Die Differenz ergibt Ihren Gewinn und genau dieser Wert ist später für die Einkommensteuer relevant.
3️⃣ Angaben in der Einkommensteuererklärung eintragen
Der ermittelte Gewinn wird anschließend in Ihrer Einkommensteuererklärung angegeben. Je nach Art Ihrer Tätigkeit erfolgt dies über unterschiedliche Anlagen. Freiberufler*innen tragen ihre Einkünfte in der Regel in der Anlage S ein, während Gewerbetreibende meist die Anlage G nutzen.
4️⃣ Steuererklärung elektronisch übermitteln
Zum Abschluss übermitteln Sie Ihre Steuererklärung an das Finanzamt. In Deutschland erfolgt dies in der Regel digital über das ELSTER-Portal. Alternativ können Sie auch Steuersoftware nutzen, die Sie Schritt für Schritt durch die erforderlichen Angaben führt und die fertige Steuererklärung direkt elektronisch übermittelt.
Gut zu wissen: Wenn Sie Ihre Buchhaltung während des Jahres sauber führen, lässt sich die Steuererklärung oft deutlich schneller erstellen. Viele Selbstständige bereiten ihre Unterlagen bereits im Laufe des Jahres so vor, dass sie zum Jahresende nur noch die wichtigsten Zahlen zusammenstellen müssen. Praktische Tipps dazu finden Sie auch in unserem Artikel mit 9 Tipps für die Buchhaltung von Kleinunternehmer*innen.
Wichtige Fristen für die Steuererklärung von Kleinunternehmer*innen
Auch für Kleinunternehmer*innen gelten bestimmte Fristen für die Abgabe der Steuererklärung. In den meisten Fällen müssen Sie Ihre Steuererklärung einmal pro Jahr beim Finanzamt einreichen.
Die wichtigsten Fristen im Überblick:
31. Juli des Folgejahres: Wenn Sie Ihre Steuererklärung selbst erstellen, muss sie in der Regel bis zum 31. Juli des folgenden Jahres beim Finanzamt eingehen. Für das Steuerjahr 2026 wäre die Frist also der 31. Juli 2027.
Verlängerte Frist mit Steuerberatung: Wenn Sie mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zusammenarbeiten, verlängert sich die Abgabefrist meist deutlich. In vielen Fällen liegt sie dann Ende Februar des übernächsten Jahres.
Fristverlängerung auf Antrag: Wenn Sie Ihre Steuererklärung selbst erstellen und mehr Zeit benötigen, können Sie beim Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen. Ob diese gewährt wird, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall.
Gut zu wissen: Wenn Sie eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben müssen, gilt dafür in der Regel dieselbe Frist wie für die Einkommensteuererklärung, also meist der 31. Juli des Folgejahres, sofern Sie die Steuererklärung selbst erstellen.
Checkliste: Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen vorbereiten
Eine gute Vorbereitung erleichtert die Steuererklärung erheblich. Mit der folgenden Checkliste können Sie sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Unterlagen und Informationen griffbereit haben, bevor Sie mit dem Ausfüllen Ihrer Steuererklärung beginnen.
Diese Punkte sollten Sie vor der Erstellung Ihrer Steuererklärung prüfen:
Einnahmenübersicht erstellen: Stellen Sie alle Einnahmen aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit für das Steuerjahr zusammen. Das können zum Beispiel alle Rechnungen sein, die Sie im Laufe des Jahres gestellt haben.
Betriebsausgaben erfassen: Sammeln Sie alle geschäftlichen Ausgaben, zum Beispiel für Arbeitsgeräte, Software, Büromaterial oder andere betriebliche Kosten.
Belege und Rechnungen prüfen: Kontrollieren Sie, ob alle wichtigen Rechnungen, Quittungen und Belege vollständig dokumentiert sind.
Gewinn berechnen: Ermitteln Sie Ihren Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Passende Anlagen auswählen: Prüfen Sie, welche Anlagen Sie für Ihre Einkommensteuererklärung benötigen, zum Beispiel Anlage S oder Anlage G.
Weitere steuerliche Pflichten klären: Überlegen Sie, ob zusätzlich eine Umsatzsteuer- oder Gewerbesteuererklärung erforderlich sein könnte.
Wenn Sie diese Punkte vorbereitet haben, können Sie Ihre Steuererklärung meist deutlich einfacher ausfüllen und beim Finanzamt einreichen.
Fazit: Gut vorbereitet zur Steuererklärung als Kleinunternehmer*in
Die Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen besteht aus einigen zentralen Bestandteilen: Sie ermitteln Ihren Gewinn, tragen die relevanten Angaben in die Einkommensteuererklärung ein und übermitteln die Formulare fristgerecht an das Finanzamt. Je nach Tätigkeit können außerdem zusätzliche Anlagen oder Erklärungen erforderlich sein.
Wenn Sie Ihre Einnahmen, Ausgaben und Belege bereits während des Jahres strukturiert erfassen, wird die Erstellung der Steuererklärung deutlich einfacher. So haben Sie alle wichtigen Informationen schnell griffbereit und können Ihre steuerlichen Pflichten zuverlässig erfüllen.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie Ihre Steuererklärung als Kleinunternehmer*in strukturiert angehen möchten, können Ihnen diese nächsten Schritte helfen:
Eigene steuerliche Pflichten klären: Prüfen Sie, welche steuerlichen Verpflichtungen für Ihre Tätigkeit gelten – zum Beispiel abhängig davon, ob Sie freiberuflich arbeiten oder ein Gewerbe betreiben. Notieren Sie sich anschließend alle wichtigen Bestandteile Ihrer Steuererklärung.
Die passenden Tools einrichten: Nutzen Sie digitale Buchhaltungs- oder Steuertools, um Einnahmen, Ausgaben und Belege übersichtlich zu verwalten. So können Sie viele Informationen für Ihre Steuererklärung bereits im Laufe des Jahres vorbereiten.
Fristen frühzeitig planen: Notieren Sie sich wichtige Steuertermine, zum Beispiel die Abgabefrist für Ihre Steuererklärung, und legen Sie sich rechtzeitig Erinnerungen im Kalender an.
So behalten Sie Ihre steuerlichen Pflichten im Blick und können Ihre Steuererklärung Schritt für Schritt vorbereiten.
