Die GmbH ist für viele Gründer*innen, Selbstständige und kleine sowie mittlere Unternehmen eine attraktive Rechtsform. Sie verbindet Haftungsschutz mit einer professionellen Außenwirkung und schafft einen stabilen Rahmen für Wachstum und Investitionen.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine GmbH gründen – von der Vorbereitung bis zu den ersten organisatorischen Aufgaben nach der Eintragung.
Wir beginnen mit den möglichen Gründungsmethoden, gehen auf die wichtigsten Voraussetzungen ein und führen Sie anschließend durch alle praktischen Schritte der Gründung. So wissen Sie genau, was auf Sie zukommt und wie Sie den Prozess effizient gestalten.
Welche Gründungsmethoden stehen Ihnen zur Verfügung?
Bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen, lohnt sich ein Blick auf die verschiedenen Wege, wie Sie eine GmbH gründen können. Die Methoden unterscheiden sich vor allem in Flexibilität, Aufwand und Geschwindigkeit – und sollten zu Ihrer Ausgangslage passen.
➡️ Klassische Neugründung mit individueller Satzung
Bei der klassischen Neugründung gestalten Sie die Satzung vollständig selbst. Sie bestimmen, wie Anteile verteilt sind, wie Beschlüsse gefasst werden und welche Regeln für Gesellschafter*innen gelten.
Diese Variante eignet sich, wenn mehrere Personen beteiligt sind oder Sie eine Struktur benötigen, die langfristig mitwächst. Der Aufwand ist etwas höher, dafür erhalten Sie maximale Gestaltungsmöglichkeiten.
➡️ Gründung mit Musterprotokoll
Das Musterprotokoll basiert auf einem vorgegebenen Dokumentensatz und ist deshalb besonders schnell und kostengünstig.
Es ist ideal, wenn Ihre Struktur überschaubar ist – also bis zu drei Gesellschafter*innen beteiligt sind und keine individuellen Regelungen notwendig sind. Der eingeschränkte Gestaltungsspielraum ist der Preis für die Effizienz.
➡️ Sachgründung (Gründung mit Sacheinlagen)
Bei einer Sachgründung bringen Sie Vermögenswerte ein, etwa Maschinen, Fahrzeuge, Software oder immaterielle Güter.
Diese Methode ist sinnvoll, wenn Sie vorhandene Assets nutzen möchten und nicht ausschließlich Bareinlagen leisten wollen. Wichtig sind eine klare Dokumentation und eine nachvollziehbare Bewertung der eingebrachten Gegenstände.
➡️ Vorrats- oder Mantelgesellschaft kaufen
Eine Vorratsgesellschaft wurde bereits gegründet, mit Stammkapital ausgestattet und ist sofort einsatzbereit.
Sie eignet sich, wenn Sie kurzfristig handlungsfähig sein müssen – etwa für dringende Vertragsabschlüsse oder Gespräche mit Kreditgeber*innen. Wegen der höheren Kosten und möglichen Risiken ist eine rechtliche Prüfung unerlässlich.
Tipp zur Entscheidung: Die Wahl der Methode hängt vor allem davon ab, wie komplex Ihre Struktur ist, wie schnell Sie starten müssen und ob Sie Vermögenswerte einbringen möchten. Für einfache Gründungen ist das Musterprotokoll oft ausreichend. Sobald Flexibilität, klare Regelungen oder mehrere Gesellschafter*innen eine Rolle spielen, bietet die individuelle Satzung mehr Sicherheit für die Zukunft.
Voraussetzungen für die Gründung einer GmbH
Bevor Sie die einzelnen Schritte zur GmbH-Gründung angehen, lohnt es sich, die zentralen gesetzlichen und organisatorischen Voraussetzungen zu klären. Das erleichtert den Ablauf bei der Notar*in, dem Handelsregister und dem Finanzamt – und hilft Ihnen, Ihre GmbH Schritt für Schritt ohne unnötige Verzögerungen zu gründen.
➡️ Stammkapital und Einbringungsarten
Eine GmbH erfordert ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro. Davon müssen vor der Eintragung ins Handelsregister mindestens 12.500 Euro tatsächlich eingezahlt sein. Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten, das Kapital einzubringen:
Bareinlage: Die häufigste Variante. Die Gesellschafter*innen zahlen ihre Einlagen auf ein Geschäftskonto ein; der Zahlungsnachweis ist Voraussetzung für die Handelsregisteranmeldung. Eine klare Dokumentation der Einzahlung beschleunigt den Eintragungsprozess und verhindert Rückfragen.
Sacheinlage: Statt Geld können Sie Vermögenswerte einbringen – z. B. Maschinen, Software oder Fahrzeuge. Wichtig sind Übertragbarkeit, klare Zuordenbarkeit und eine nachvollziehbare Bewertung. Je nach Gegenstand verlangt das Handelsregister zusätzliche Unterlagen oder ein Gutachten, damit die Prüfung durch die Notar*in und das Registergericht reibungslos erfolgt.
Falls Sie prüfen möchten, wie Sie das Stammkapital oder weitere Anfangsinvestitionen finanzieren können, unterstützt Sie die Tide Kreditplattform dabei, passende Kreditoptionen und Geschäftskredite für junge Unternehmen zu vergleichen - digital, transparent und auf die Bedürfnisse von GmbH-Gründer*innen zugeschnitten.
➡️ Gesellschafter*innen und Geschäftsführung
Für eine GmbH benötigen Sie mindestens eine Gesellschafter*in und eine Geschäftsführung. Beide Rollen können in einer Person liegen, müssen es aber nicht. Wichtig ist:
Die Geschäftsführung muss geschäftsfähig sein und bestimmte gesetzliche Ausschlussgründe dürfen nicht vorliegen.
Die Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführung sollten bereits vor der Gründung geklärt sein – insbesondere in Mehrpersonenkonstellationen.
Wenn mehrere Gesellschafter*innen beteiligt sind, lohnt es sich, Fragen rund um Stimmrechte, Gewinnverteilung und Entscheidungsprozesse frühzeitig zu besprechen.
Eine klare Rollenverteilung reduziert spätere Konflikte und schafft eine stabile Basis für die Zusammenarbeit.
➡️ Gesellschaftsvertrag, Firmenname und Unterlagen vorbereiten
Unabhängig von der gewählten Gründungsmethode benötigen Sie einige zentrale Dokumente und Entscheidungen, bevor Sie mit den Schritten zur GmbH-Gründung beginnen:
Satzungsentwurf: Er definiert Zweck, Sitz, Kapitalverteilung und zentrale Regelungen der GmbH. Beim Musterprotokoll fallen diese Punkte vereinfacht aus, bei einer individuellen Satzung haben Sie deutlich mehr Spielraum.
Firmenname: Der Name muss klar unterscheidbar, irreführungsfrei und mit dem Zusatz „GmbH“ versehen sein. Eine unverbindliche Prüfung durch die IHK hilft, spätere Änderungen zu vermeiden.
Unterlagen für die Notar*in: Dazu gehören Identitätsnachweise, Angaben zu Gesellschafter*innen und Geschäftsführung sowie – bei Sacheinlagen – eine genaue Dokumentation der eingebrachten Werte.
Wenn Sie diese Voraussetzungen frühzeitig klären und priorisieren, verläuft die eigentliche Gründung deutlich effizienter – und Sie behalten eine klare Übersicht über die Kosten der GmbH-Gründung und den zeitlichen Ablauf.
So gründen Sie Ihre GmbH Schritt für Schritt
Sobald die Voraussetzungen feststehen, können Sie in die konkrete Planung einsteigen. Die folgenden sieben Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Ihre GmbH gründen – vom Firmennamen über die notarielle Beurkundung bis hin zur Eröffnungsbilanz.
➡️ Schritt 1: GmbH-Namen wählen und Verfügbarkeit prüfen
Der Firmenname ist mehr als eine Formalität. Er muss eindeutig, zulässig und im Handelsregister unterscheidbar sein. Damit die Namenswahl später nicht zu Anpassungen führt, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen:
Brainstorming: Sammeln Sie mehrere Varianten Ihrer gewünschten Firmierung, idealerweise inklusive Kurzform.
IHK-Prüfung anfragen: Viele Industrie- und Handelskammern bieten eine unverbindliche Prüfung an, ob Ihr Name zulässig ist. Diese Rückmeldung erspart oft Änderungen beim Notar oder Registergericht.
Handelsregister checken: Prüfen Sie online, ob ähnliche Namen bereits eingetragen sind. Ziel ist eine klare Unterscheidbarkeit.
Domain prüfen: Die passende Domain erleichtert Ihr Branding. Eine einfache Verfügbarkeitsprüfung hilft Ihnen, spätere Anpassungen zu vermeiden.
Gut zu wissen: Manche Begriffe, insbesondere aus regulierten Branchen, können zusätzliche Nachweise erfordern. Wenn Ihr Unternehmensgegenstand bestimmten Genehmigungen unterliegt, sollten Sie dies bereits jetzt berücksichtigen.
➡️ Schritt 2: Gesellschaftsvertrag erstellen
Der Gesellschaftsvertrag – oder beim Musterprotokoll der vereinfachte Dokumentensatz – legt die Grundstruktur Ihrer GmbH fest. Er definiert zentrale Punkte wie:
Sitz der Gesellschaft
Unternehmensgegenstand
Stammkapital und Geschäftsanteile
Vertretungsregelungen
Bestellung der Geschäftsführung
Wenn Sie eine individuelle Satzung erstellen:
Planen Sie ausreichend Zeit für Abstimmungen ein. Besonders bei mehreren Gesellschafter*innen sollten Sie klären:
Wie werden Entscheidungen getroffen?
Wie werden Gewinne verteilt?
Was passiert bei Anteilsübertragungen oder dem Ausscheiden einer Person?
Wenn Sie das Musterprotokoll nutzen:
Die Struktur ist vollständig vorgegeben, was die Vorbereitung erleichtert und die Kosten reduziert. Das Musterprotokoll müssen Sie nicht selbst erstellen – es wird von der Notar*in bereitgestellt und im Beurkundungstermin verwendet. Voraussetzung ist, dass Sie keine individuellen Regelungen benötigen; Änderungen sind später nur durch eine Satzungsänderung möglich.
Tipp: Formulieren Sie den Unternehmensgegenstand möglichst präzise, aber nicht zu eng. Eine zu enge Beschreibung führt später zu Anpassungsbedarf, eine zu weite Beschreibung kann Rückfragen beim Registergericht auslösen.
➡️ Schritt 3: Notartermin: Beurkundung und Bestellung der Geschäftsführung
Sobald der Vertragsentwurf steht, vereinbaren Sie einen Termin bei einer Notar*in. Dort werden folgende Schritte beurkundet:
Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags
Bestellung der Geschäftsführung
Festlegung der Geschäftsanteile
Erstellung der Gesellschafterliste (durch die Notar*in)
Was Sie vorbereiten sollten:
gültige Ausweisdokumente aller Beteiligten
finale Firmierung
vollständiger Satzungsentwurf
bei Sacheinlagen: detaillierte Dokumentation und ggf. Gutachten
Nach der Beurkundung gilt die GmbH als GmbH i.G. (in Gründung). Sie kann bereits handeln, Verträge schließen und Mitarbeitende einstellen – jedoch haften Gesellschafter*innen bis zur Eintragung persönlich für Verbindlichkeiten. Achten Sie darauf, Verträge korrekt mit „GmbH i.G.“ zu unterschreiben.
➡️ Schritt 4: Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen
Für die Einzahlung des Stammkapitals benötigen Sie ein Geschäftskonto auf den Namen der GmbH i.G. Die Kontoeröffnung erfolgt in der Regel digital oder per Videoident – je nach Anbieter*in.
So gehen Sie konkret vor:
Wählen Sie eine Bank oder digitale Plattform, die Geschäftskonten für GmbHs anbietet. Tide bietet ein digital geführtes Geschäftskonto speziell für GmbHs an, inklusive einfacher Kontoeröffnung und zentraler Verwaltung Ihrer Unterlagen. Sie können Ihr kostenloses Konto schnell und unkompliziert online eröffnen.
Reichen Sie die benötigten Unterlagen ein (Notarunterlagen, Identitätsnachweise, Angaben zur Geschäftsführung).
Zahlen Sie das Stammkapital ein: Nach der Kontoeröffnung leisten die Gesellschafter*innen ihre Einlagen gemäß Satzung oder Musterprotokoll.
Die Bank stellt Ihnen anschließend eine Einzahlungsbestätigung aus. Dieses Dokument benötigt die Notar*in zur Anmeldung der Gesellschaft beim Handelsregister.
➡️ Schritt 5: Anmeldung der GmbH zum Handelsregister
Sobald das Stammkapital eingezahlt ist, übermittelt die Notar*in alle relevanten Unterlagen digital an das Handelsregister – darunter:
beurkundeter Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll
Gesellschafterliste
Bestellung der Geschäftsführung
Einzahlungsnachweis
Nach der Prüfung erfolgt die Eintragung ins Handelsregister. Erst mit diesem Schritt entsteht die GmbH rechtlich vollständig – und die Haftung geht auf die Gesellschaft über.
FAQ: Was ist das Gründungsdatum einer GmbH?
Es ist der Tag der Eintragung ins Handelsregister. Die Eintragung dauert je nach Gericht und Auslastung üblicherweise zwischen ein und vier Wochen.
➡️ Schritt 6: Gewerbeanmeldung und steuerliche Registrierung
Parallel oder nach der Handelsregistereintragung melden Sie Ihre GmbH beim Gewerbeamt an. Die Anmeldung ist meist schnell erledigt und kostet je nach Kommune zwischen 20 und 60 Euro.
Im Anschluss erhalten Sie Post vom Finanzamt, das Sie zur steuerlichen Erfassung auffordert. Sie füllen den entsprechenden Fragebogen aus und erhalten danach die Steuernummer der GmbH.
Wichtig ist, die folgenden Themen frühzeitig zu planen:
Umsatzsteuerregelungen
mögliche Kleinunternehmerregelung (falls relevant, meist aber nicht für GmbHs)
regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen
Mitgliedschaft bei der IHK oder HWK
Meldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft
Ab diesem Zeitpunkt entsteht der steuerliche Rahmen Ihrer GmbH – je sorgfältiger Sie diese Grundlagen einrichten, desto reibungsloser läuft Ihre Buchhaltung im Alltag. Es lohnt sich, zentrale Prozesse wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder Meldepflichten bereits jetzt zu systematisieren, damit Sie nach der Gründung ohne Unterbrechungen starten können.
➡️ Schritt 7: Eröffnungsbilanz und organisatorischer Start
Mit der Eintragung beginnt der operative Alltag. Bevor Sie starten, sollten Sie folgende Punkte abschließen:
Eröffnungsbilanz: Diese muss spätestens sechs Monate nach Gründung erstellt werden. Viele Gründer*innen arbeiten hierfür mit einer Steuerberatung zusammen, um korrekte Bewertungen und Kontenzuordnungen sicherzustellen.
Buchhaltung einrichten: Eine GmbH ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Wählen Sie frühzeitig eine Software oder Dienstleister*in, um laufende Prozesse zu automatisieren.
Lohnabrechnung (falls Mitarbeitende): Klare Prozesse und korrekte Meldungen an Krankenkassen und Sozialversicherungsträger sind Pflicht.
Versicherungen prüfen: Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht, Cyberversicherung – je nach Branche variieren die Anforderungen.
Dieser Schritt rundet den Gründungsprozess ab und stellt sicher, dass Ihre GmbH von Beginn an strukturiert und regelkonform arbeiten kann.
Tipp: Wenn Sie für die nächsten Schritte zusätzliche Mittel benötigen oder Ihre finanzielle Planung erweitern möchten, lohnt sich ein Blick auf unseren Leitfaden: Wie sichert man sich eine Gründungsfinanzierung? Dort erfahren Sie, welche Optionen Gründer*innen nutzen können, um ihre GmbH stabil durch die Startphase zu führen.
Fazit: Ihre GmbH Schritt für Schritt erfolgreich gründen
Die GmbH-Gründung folgt einem klaren Ablauf: Voraussetzungen prüfen, Gesellschaftsvertrag erstellen, notariell beurkunden, Stammkapital einzahlen, die Handelsregistereintragung abschließen und die ersten organisatorischen Pflichten erfüllen. Wenn Sie diese Schritte strukturiert angehen, schaffen Sie eine stabile Grundlage für ein professionell geführtes Unternehmen.
Wie geht es weiter?
Sie kennen jetzt die einzelnen Schritte der GmbH-Gründung und haben eine klare Roadmap vor sich. Der beste nächste Schritt ist, die Vorbereitung in Gang zu setzen:
Legen Sie Ihren Firmennamen fest und klären Sie die Verfügbarkeit.
Entscheiden Sie sich für eine Gründungsmethode und erstellen Sie den ersten Entwurf Ihrer Satzung.
Vereinbaren Sie anschließend einen Notartermin – damit startet der formale Prozess.
Sobald diese Grundlagen stehen, kommt der Rest Schritt für Schritt in Bewegung. So bauen Sie die nötige Struktur auf, um Ihre GmbH sicher und effizient an den Start zu bringen.
