Eine GmbH zu gründen ist für viele Unternehmer*innen ein wichtiger Schritt – oft verbunden mit neuen Chancen, aber auch mit Kosten, die sorgfältig eingeplant werden sollten.
Doch wie hoch sind die Kosten einer GmbH-Gründung tatsächlich – und womit müssen Sie realistisch rechnen?
In diesem Artikel erhalten Sie einen strukturierten Überblick über alle relevanten Ausgaben: von verpflichtenden Gebühren über zusätzliche Kosten bis hin zum Stammkapital. Zudem erfahren Sie, welche laufenden Kosten nach der Gründung anfallen und wie sich einzelne Posten steuerlich einordnen lassen.
So können Sie den finanziellen Rahmen Ihrer GmbH-Gründung fundiert und realistisch einschätzen.
Gut zu wissen: Dieser Artikel konzentriert sich auf die Kosten der GmbH-Gründung. Wenn Sie sich darüber hinaus über die Merkmale, Struktur und steuerlichen Grundlagen einer GmbH informieren möchten, finden Sie weitere Details in unserem Beitrag zur Rechtsform der GmbH.
Die Kosten einer GmbH-Gründung im Überblick
Bevor wir die einzelnen Kostenpunkte im Detail betrachten, bietet die folgende Tabelle einen kompakten Überblick über die typischen Kosten einer GmbH-Gründung. Sie zeigt, welche Ausgaben verpflichtend sind und mit welchem finanziellen Rahmen Sie realistisch rechnen sollten.
| Pflicht oder optional | Einmalig oder laufend | Typische Kosten |
|---|
| | | |
Eintrag ins Handelsregister | | | |
| | | |
| | | mindestens 25.000 € (davon 12.500 € bei Gründung einzahlbar) |
Kosten vor der Gründung (z. B. Beratung) | | | |
| | | abhängig von Anbieter*innen |
Buchhaltung und Jahresabschluss | | | |
Weitere laufende Kosten (z. B. Versicherungen) | | | |
Wichtig: Die Beträge dienen zur Orientierung. Die tatsächlichen Kosten können je nach Ausgestaltung der Gründung variieren.
Unvermeidbare Kosten einer GmbH-Gründung
Ein Teil der Kosten einer GmbH-Gründung ist gesetzlich vorgegeben und lässt sich nicht vermeiden. Diese Pflichtkosten fallen unabhängig davon an, welches Geschäftsmodell Sie verfolgen oder wie umfangreich Ihre Gründung geplant ist. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Kostenpunkte im Überblick.
➡️ Notarkosten
Die Gründung einer GmbH erfordert eine notarielle Beurkundung. Dabei werden unter anderem der Gesellschaftsvertrag, die Bestellung der Geschäftsführung sowie weitere gründungsspezifische Erklärungen rechtssicher festgehalten.
Die Notarkosten bei der GmbH-Gründung sind gesetzlich geregelt und richten sich vor allem nach dem Stammkapital der GmbH sowie nach der konkreten Ausgestaltung der Gründung. In der Praxis bewegen sich die Kosten meist zwischen 300 und 800 Euro, können bei komplexeren Gestaltungen jedoch höher ausfallen.
➡️ Eintrag ins Handelsregister
Nach der notariellen Beurkundung wird die GmbH in das Handelsregister eingetragen. Erst mit diesem Eintrag entsteht die GmbH als juristische Person.
Für den Eintrag fallen Gerichtskosten an, die in der Regel bei rund 150 bis 200 Euro liegen. Auch diese Kosten sind verpflichtend und unabhängig von der späteren Geschäftstätigkeit der GmbH.
➡️ Gewerbeanmeldung
Zusätzlich ist eine Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Behörde erforderlich. Die Kosten hierfür variieren je nach Gemeinde oder Stadt, liegen aber meist zwischen 20 und 60 Euro.
Die Gewerbeanmeldung ist vergleichsweise kostengünstig, zählt jedoch ebenfalls zu den unvermeidbaren Ausgaben im Rahmen der GmbH-Gründung.
Gut zu wissen: Wovon hängt die Höhe der Pflichtkosten ab?
Auch wenn die genannten Kostenpunkte verpflichtend sind, kann ihre Höhe variieren. Entscheidend sind unter anderem:
die Höhe des Stammkapitals, da sich daran insbesondere die Notarkosten orientieren
die Frage, ob ein Musterprotokoll oder ein individuell gestalteter Gesellschaftsvertrag verwendet wird
die Anzahl der Gesellschafter*innen und Geschäftsführer*innen
Weitere Kosten, die Gründer*innen einplanen sollten
Diese Kostenpunkte sind weniger standardisiert als die Pflichtkosten und fallen nicht bei jeder GmbH in gleicher Höhe an. In der Praxis entscheiden vor allem Vorbereitungsgrad, Komplexität der Gründung und organisatorische Anforderungen darüber, welche zusätzlichen Ausgaben entstehen.
➡️ GmbH-Kosten vor der eigentlichen Gründung
Noch bevor die GmbH offiziell gegründet ist, können erste Kosten anfallen. Dazu zählen beispielsweise Ausgaben für die Vorbereitung der Gründung oder für eine erste fachliche Einschätzung.
Typische Beispiele sind:
Vorabberatung zur Wahl der Rechtsform
Prüfung des Firmennamens
Vorbereitung von Unterlagen oder Vertragsentwürfen
Diese Kosten sind individuell unterschiedlich, sollten aber frühzeitig berücksichtigt werden, um die Gründung realistisch zu planen.
➡️ Beratung, Geschäftskonto und Buchhaltung
Viele Gründer*innen entscheiden sich, bei der GmbH-Gründung auf professionelle Unterstützung zu setzen. Steuerberater*innen oder andere fachkundige Stellen helfen dabei, Fehler zu vermeiden und von Anfang an eine saubere Struktur aufzusetzen.
Auch organisatorische Grundlagen verursachen Kosten, sind jedoch für den laufenden Betrieb der GmbH faktisch unverzichtbar. Dazu gehört insbesondere ein Geschäftskonto, über das Stammkapital, laufende Zahlungen und betriebliche Ausgaben abgewickelt werden.
Tide bietet ein Geschäftskonto, das speziell auf die Anforderungen von GmbHs zugeschnitten ist und dabei hilft, zentrale Finanzprozesse von Beginn an übersichtlich zu bündeln.
Hinzu kommen Kosten für die laufende Buchhaltung, etwa für Softwarelösungen oder externe Dienstleister*innen. Die Höhe dieser Ausgaben hängt vor allem vom Umfang und der Komplexität der Geschäftstätigkeit ab.
➡️ Sonstige vorbereitende Ausgaben
Je nach Geschäftsmodell können weitere vorbereitende Kosten anfallen. Dazu zählen zum Beispiel:
erste Versicherungen
einfache Marketingmaßnahmen
notwendige behördliche Anmeldungen über die Gewerbeanmeldung hinaus
Auch wenn diese Ausgaben nicht bei jeder GmbH gleichermaßen relevant sind, sollten sie in der Budgetplanung zumindest mitgedacht werden.
Im nächsten Abschnitt klären wir eine der häufigsten Fragen rund um die GmbH-Gründung: Zählt das Stammkapital eigentlich zu den Gründungskosten – oder handelt es sich um gebundenes Kapital?
Stammkapital: Kosten oder gebundenes Kapital?
Das Stammkapital ist einer der am häufigsten missverstandenen Aspekte bei der GmbH-Gründung. Wenn es um die Kosten der Gründung einer GmbH und das Stammkapital geht, wird beides häufig gleichgesetzt – tatsächlich handelt es sich jedoch nicht um einen klassischen Kostenpunkt, sondern um gebundenes Kapital der Gesellschaft.
➡️ Mindeststammkapital einer GmbH
Für die Gründung einer GmbH ist ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro vorgeschrieben. Davon müssen bei der Gründung mindestens 12.500 Euro tatsächlich eingezahlt werden. Der restliche Betrag kann zu einem späteren Zeitpunkt eingebracht werden.
Wichtig dabei: Das Stammkapital gehört der GmbH und steht grundsätzlich für betriebliche Zwecke zur Verfügung. Es handelt sich also nicht um eine Gebühr oder Ausgabe, sondern um eine Kapitalausstattung der Gesellschaft.
➡️ Bar- und Sacheinlagen
Das Stammkapital kann entweder als Bareinlage oder als Sacheinlage eingebracht werden. Bei Bareinlagen wird das Kapital auf das Geschäftskonto der GmbH eingezahlt. Sacheinlagen bestehen aus Vermögensgegenständen, etwa Maschinen oder Fahrzeugen, die in die GmbH eingebracht werden.
Sacheinlagen sind rechtlich zulässig, jedoch mit höherem Aufwand verbunden, da sie genau bewertet und im Gesellschaftsvertrag dokumentiert werden müssen. In der Praxis entscheiden sich viele Gründer*innen daher für Bareinlagen, um die Gründung möglichst schlank zu halten.
➡️ Abgrenzung zu den tatsächlichen Gründungskosten
Für die Budgetplanung ist es entscheidend, das Stammkapital klar von den tatsächlichen Gründungskosten abzugrenzen. Während Kosten wie Notar- oder Registergebühren endgültige Ausgaben darstellen, bleibt das Stammkapital im Unternehmen gebunden und dient der Finanzierung des laufenden Geschäftsbetriebs.
Gerade in der Anfangsphase kann es sinnvoll sein, zusätzlich zur Kapitalausstattung der GmbH auch die Liquidität im Blick zu behalten. Für GmbHs, die ihren finanziellen Spielraum erweitern möchten, können ergänzende Finanzierungslösungen eine Rolle spielen. Tide bietet beispielsweise Geschäftskredite für GmbHs an, die helfen können, Investitionen oder laufende Ausgaben planbar zu finanzieren – unabhängig vom Stammkapital.
Laufende Kosten nach der GmbH-Gründung
Neben den einmaligen Kosten der Gründung verursacht eine GmbH auch laufende Ausgaben, die dauerhaft in der Finanzplanung berücksichtigt werden sollten. Diese Kosten fallen unabhängig davon an, ob das Unternehmen bereits Umsätze erzielt, und sind daher besonders relevant für eine realistische Liquiditätsplanung.
➡️ Buchhaltung und Jahresabschluss
GmbHs unterliegen gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. In der Praxis bedeutet das, dass eine laufende Buchhaltung sowie die Erstellung eines Jahresabschlusses erforderlich sind.
Die damit verbundenen Kosten hängen unter anderem davon ab:
wie viele Geschäftsvorfälle anfallen
ob die Buchhaltung intern oder extern erledigt wird
welche Softwarelösungen genutzt werden
Viele GmbHs greifen auf externe Unterstützung zurück, etwa durch Steuerberater*innen oder spezialisierte Dienstleister*innen. Entsprechend variieren die Kosten, bewegen sich aber häufig im dreistelligen bis niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr.
Tipp: Einen genauen Überblick über Ihre Aufbewahrungspflichten erhalten Sie in unserem Artikel "Diese Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen".
➡️ Weitere laufende Verpflichtungen
Neben Buchhaltung und Jahresabschluss können weitere regelmäßige Kosten anfallen, die vom jeweiligen Geschäftsmodell abhängen. Dazu zählen beispielsweise:
Pflichtmitgliedschaften, etwa bei der Industrie- und Handelskammer (IHK)
Versicherungen
Kosten für Software, Lizenzen oder digitale Tools
Auch wenn diese Ausgaben nicht in jedem Fall gleich hoch sind, sollten sie frühzeitig eingeplant werden, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.
Gut zu wissen: In den ersten Jahren nach der Gründung können für GmbHs unter bestimmten Voraussetzungen reduzierte oder sogar erlassene IHK-Beiträge gelten. Ob und in welchem Umfang eine Entlastung möglich ist, hängt unter anderem vom erzielten Gewinn und der individuellen Situation des Unternehmens ab.
Sind die Kosten einer GmbH-Gründung steuerlich absetzbar?
Die steuerliche Behandlung der Kosten einer GmbH-Gründung ist für viele Gründer*innen ein wichtiger Aspekt der Planung. Grundsätzlich gilt: Nicht alle Ausgaben werden steuerlich gleich behandelt. Entscheidend ist, ob es sich um Betriebsausgaben handelt oder nicht.
➡️ Welche Gründungskosten gelten als Betriebsausgaben?
Ein Teil der Kosten, die im Zuge der GmbH-Gründung entstehen, kann steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dazu zählen in der Regel Ausgaben, die unmittelbar der Aufnahme der Geschäftstätigkeit dienen.
Typische Beispiele sind:
Notarkosten und Gebühren für den Handelsregistereintrag
Kosten für die Gewerbeanmeldung
Beratungskosten, etwa für Steuer- oder Rechtsberatung
Aufwendungen für Buchhaltungssoftware oder organisatorische Vorbereitung
Diese Kosten können grundsätzlich den steuerlichen Gewinn der GmbH mindern und wirken sich damit auf die Steuerlast aus.
➡️ Welche Kosten nicht steuerlich absetzbar sind
Nicht alle Zahlungen im Zusammenhang mit der Gründung sind steuerlich abziehbar. Dazu zählt insbesondere das Stammkapital. Da es sich hierbei um eine Einlage der Gesellschafter*innen handelt und nicht um einen Aufwand, stellt es keine Betriebsausgabe dar.
Auch andere Zahlungen, die nicht in direktem Zusammenhang mit der laufenden Geschäftstätigkeit stehen, können steuerlich ausgeschlossen sein oder nur eingeschränkt berücksichtigt werden.
Tipp: Da die steuerliche Behandlung von Gründungskosten im Detail von der individuellen Situation abhängt, empfiehlt es sich, frühzeitig fachlichen Rat einzuholen. So lassen sich Unsicherheiten vermeiden und Gestaltungsspielräume sinnvoll nutzen.
Checkliste: Mit diesen Gesamtkosten sollten Sie rechnen
Um die Kosten einer GmbH-Gründung realistisch einschätzen zu können, ist es hilfreich, alle Ausgaben strukturiert zu betrachten. Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten Kostenpunkte zusammen, die Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten.
Vor der Gründung:
Kosten für vorbereitende Beratung (z. B. steuerliche oder rechtliche Einschätzung)
Prüfung und Vorbereitung von Unterlagen
Ggf. Kosten für Namensprüfung oder erste organisatorische Schritte
Zur Eintragung der GmbH:
Notarkosten für die Beurkundung der Gründung
Gebühren für den Eintrag ins Handelsregister
Kosten für die Gewerbeanmeldung
Einzahlung des erforderlichen Stammkapitals (mindestens teilweise)
Nach der Gründung:
Laufende Kosten für Buchhaltung und Jahresabschluss
Kosten für Buchhaltungssoftware oder externe Dienstleister*innen
Pflichtbeiträge (z. B. IHK)
Versicherungen und weitere regelmäßige betriebliche Ausgaben
Stammkapital separat berücksichtigen:
Mindeststammkapital von 25.000 Euro
Davon bei Gründung mindestens 12.500 Euro einzuzahlen
Einordnung als gebundenes Kapital, nicht als laufende Kosten
Diese Übersicht ermöglicht Ihnen, einmalige und laufende Kosten klar zu trennen und Ihr Budget realistisch zu planen.
Sobald Sie die Kosten der GmbH-Gründung im Blick haben, stellt sich im nächsten Schritt die Frage nach der praktischen Umsetzung. Wie Sie eine GmbH konkret gründen – von den formalen Voraussetzungen bis zur Eintragung – haben wir in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur GmbH-Gründung ausführlich dargestellt.
Fazit: Wie hoch sind die realistischen Kosten einer GmbH-Gründung?
Die Kosten einer GmbH-Gründung setzen sich aus verpflichtenden Gründungskosten, weiteren vorbereitenden Ausgaben, laufenden Kosten sowie dem Stammkapital zusammen, das eingebracht werden muss, aber keine laufende Ausgabe darstellt. Erst das Zusammenspiel dieser Faktoren ergibt ein realistisches Bild des finanziellen Aufwands.
Für eine verlässliche Budgetplanung ist es entscheidend, einmalige und laufende Kosten klar zu trennen und individuelle Faktoren wie Beratungsbedarf oder organisatorische Anforderungen zu berücksichtigen. So lässt sich fundiert einschätzen, ob und unter welchen Voraussetzungen die Gründung einer GmbH wirtschaftlich sinnvoll ist.
Wie geht es weiter?
Nachdem Sie nun einen Überblick über die Kosten der GmbH-Gründung haben, können Sie gezielt die nächsten Schritte planen:
Arbeiten Sie die Checkliste aus diesem Artikel durch und passen Sie sie an Ihre individuelle Situation an. Recherchieren Sie anschließend konkrete Beträge – etwa für Beratung, Buchhaltung oder Versicherungen –, um Ihre Kostenkalkulation zu verfeinern.
Berücksichtigen Sie, dass die Kosten nur ein Entscheidungsfaktor sind. Bevor Sie sich für diese Rechtsform entscheiden, lohnt es sich, auch die Vor- und Nachteile einer GmbH sorgfältig abzuwägen.
Prüfen Sie zudem, ob alternative Wege infrage kommen – etwa der Kauf einer bestehenden GmbH, der je nach Situation Zeit sparen kann und mit einer anderen Kostenstruktur verbunden ist.
Mit dieser Grundlage können Sie strukturiert weiter vorgehen und die nächsten Schritte Ihrer Gründung bewusst und gut vorbereitet angehen.
