Vielleicht erleben Sie das selbst im Arbeitsalltag: Formulare wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch, Rechnungen liegen in Ordnern, und wichtige Dokumente sind nur in Papierform verfügbar. Informationen sind selten dort, wo Sie sie brauchen – und Abläufe dauern länger als nötig.
Ein papierloses Büro kann vieles davon vereinfachen: schnellere Abläufe, bessere Zusammenarbeit und mehr Transparenz. Gleichzeitig gelingt der Umstieg nicht über Nacht. Er braucht Struktur, klare Entscheidungen und eine digitale Basis, die Ihre wichtigsten Prozesse zuverlässig unterstützt.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein papierloses Büro heute ausmacht, welche Chancen und Herausforderungen entstehen und wie Sie den Umstieg Schritt für Schritt gestalten können.
Was bedeutet „papierloses Büro“ heute?
Ein papierloses Büro bedeutet nicht, Papier vollständig abzuschaffen. Im Mittelpunkt steht, dass Informationen digital entstehen, verarbeitet und archiviert werden – ohne Medienbrüche oder Abhängigkeit von physischen Ordnern. Papier bleibt dort erlaubt, wo es sinnvoll ist, verliert aber seine Rolle als Standardlösung.
Ein typisches Beispiel: Ein Vertrag wird digital erstellt, dann ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und erneut verschickt. Formal wirkt der Prozess digital, ist aber unnötig komplex. Ein papierarmes Büro setzt hier an: Dokumente werden durchgängig digital erstellt, geprüft, unterschrieben und abgelegt.
So könnte Ihr digitaler Arbeitsalltag aussehen:
Dokumente entstehen direkt digital – z. B. Angebote, Rechnungen oder Verträge.
Unterlagen werden zentral gespeichert: versioniert, auffindbar und mit klaren Berechtigungen.
Teams arbeiten gleichzeitig an Dateien.
Freigaben und Erinnerungen laufen automatisiert.
Aufbewahrungspflichten werden digital, revisionssicher und nachvollziehbar erfüllt.
Kurz gesagt: Ein papierloses Büro ist ein praktikabler Weg zu effizienteren, transparenteren Arbeitsprozessen – egal, ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs.
Vorteile und Herausforderungen eines papierlosen Büros
Ein papierloses oder digitales Büro bringt eine Reihe klarer Vorteile und entlastet den Arbeitsalltag nachhaltig. Gleichzeitig verlangt der Umstieg etwas Vorbereitung und eine klare Struktur. Die folgende Übersicht zeigt, worauf es ankommt.
➡️ Papierloses Büro: Die Vorteile
Schnellere und transparentere Arbeitsabläufe
Zentral verfügbare Informationen und bessere Zusammenarbeit
Weniger Druck-, Material- und Archivkosten
Revisionssichere und nachvollziehbare Dokumentation
Ortsunabhängiges Arbeiten
Umweltfreundlicher durch geringeren Papierverbrauch
➡️ Papierloses Büro: Die Nachteile
Neue Tools müssen erlernt und akzeptiert werden
Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten müssen sauber definiert sein
Änderungen in gewohnten Abläufen brauchen Zeit
Steuerrelevante Dokumente erfordern revisionssichere digitale Archivierung
Es lohnt sich, diese Herausforderungen frühzeitig mitzudenken. In der Praxis überwiegen die Vorteile jedoch deutlich – insbesondere, wenn Sie dem Umstieg mit einem klar strukturierten Plan begegnen. Genau diesen Plan entwickeln wir im nächsten Abschnitt Schritt für Schritt.
Schritt für Schritt ins papierlose Büro: Ihr praktischer Umstiegsplan
➡️ Schritt 1: Ist-Analyse – Papierverbrauch verstehen und priorisierte Workflows identifizieren
Bevor Sie etwas digitalisieren, brauchen Sie ein klares Bild davon, wo Papier entsteht, warum es genutzt wird und welche Abläufe dadurch unnötig verlangsamt werden. Diese Ist-Analyse ist die Grundlage für alle weiteren Schritte – und hilft Ihnen, genau dort anzusetzen, wo der digitale Nutzen am größten ist.
Beginnen Sie mit einer strukturierten Bestandsaufnahme:
Welche Dokumente liegen noch ausschließlich in Papierform vor? Häufig sind das Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge, Personalunterlagen oder interne Formulare.
Wie wandern diese Unterlagen durchs Unternehmen? Wer erhält sie? Wer bearbeitet sie? Wo entstehen Wartezeiten, Abstimmungsbedarf oder doppelte Arbeit?
Vielleicht fällt Ihnen bei dieser Analyse ein Prozess besonders ins Auge – zum Beispiel die Bearbeitung eingehender Rechnungen. Viele Unternehmen erleben hier ähnliche Muster: Rechnungen treffen per Post ein, werden intern weitergereicht, zwischendurch abgelegt, warten auf Freigaben und sind erst spät digital verfügbar. Solche Abläufe führen oft zu Verzögerungen oder Rückfragen – ohne dass es jemand bewusst beabsichtigt.
Genau solche Stellen möchten Sie jetzt sichtbar machen. Fokussieren Sie Ihre Analyse besonders auf Bereiche, die:
regelmäßig ins Stocken geraten
viele Personen betreffen
ein hohes Fehlerrisiko haben
durch Papier besonders unübersichtlich werden
Gerade Workflows mit mehreren manuellen Schritten – etwa Freigaben, Unterschriften oder das Weiterreichen von Dokumenten – profitieren stark davon, frühzeitig digitalisiert zu werden.
Am Ende dieser Analyse sollten Sie klar erkennen, welche papierbasierten Abläufe Ihren Arbeitsalltag am stärksten bremsen. Wählen Sie anschließend einen Startprozess, an dem sich die ersten digitalen Verbesserungen realistisch und schnell umsetzen lassen.
Tipp: Sprechen Sie mit Mitarbeiter*innen, die täglich mit den betreffenden Unterlagen arbeiten. Ihre Einblicke zeigen meist sehr genau, wo Medienbrüche entstehen und welche papierbasierten Schritte bereits heute als Hindernis wahrgenommen werden.
➡️ Schritt 2: Digitale Infrastruktur aufbauen – mit Fokus auf Ihre Prioritäten
Wenn klar ist, welcher Prozess als Erstes digitalisiert werden soll, geht es darum, die passende digitale Infrastruktur aufzubauen. Ziel ist eine schlanke, gut verständliche Toollandschaft, die Ihren priorisierten Workflow zuverlässig unterstützt – nicht möglichst viele neue Systeme.
Damit Sie schnell arbeitsfähig werden, konzentrieren Sie sich zunächst auf die Kernsysteme, die Ihren ausgewählten Startprozess wirklich tragen.
Wenn wir unser Beispiel der Rechnungsbearbeitung weiterdenken, geht es vor allem darum, Rechnungen zuverlässig zu erfassen, weiterzuleiten, freizugeben und abzulegen.
Diese Bausteine gehören zur digitalen Grundausstattung:
Dokumentenmanagement-System (DMS): Ein DMS dient als zentrale Ablage für alle digitalen Dokumente. Es sollte Versionierung, klare Berechtigungen und eine schnelle Volltextsuche (OCR) ermöglichen. So können Rechnungen direkt digital erfasst und eindeutig zugeordnet werden.
Digitale Freigaben und E-Signaturen: Wenn Unterschriften Teil Ihres bisherigen Ablaufs waren, beschleunigt eine eIDAS-konforme E-Signatur interne Freigaben erheblich – ohne den Umweg über Ausdrucke.
Strukturierter Cloud-Speicher: Legen Sie feste Ablagestrukturen an (z. B. nach Jahr, Lieferant*in oder Kostenstelle) und ordnen Sie Rollen und Zugriffsrechte klar zu. So vermeiden Sie doppelte Ablagen und schaffen Transparenz.
Digitale Buchhaltung und Belegerfassung: Nutzen Sie ein System, das Rechnungen, Belege und Zahlungen miteinander verbindet. Mit der Tide Buchhaltung können Sie Rechnungen direkt digital versenden, Belege fotografieren, hochladen und automatisch der passenden Transaktion zuordnen. Die integrierte DATEV-Anbindung erleichtert zusätzlich die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung.
Mit dieser Infrastruktur schaffen Sie eine stabile digitale Grundlage, auf der Ihr priorisierter Prozess künftig vollständig digital laufen kann – und legen damit den entscheidenden Baustein für alle weiteren Schritte des papierlosen Büros.
Gut zu wissen: Damit Ihre digitale Infrastruktur rechtskonform arbeitet, sollten zentrale Systeme DSGVO-konform sein, revisionssichere Archivierung nach GoBD ermöglichen und – falls nötig – einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bieten. Für digitale Freigaben gelten zusätzlich die Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Wenn Sie diese Grundlagen direkt bei der Toolauswahl berücksichtigen, vermeiden Sie spätere Umstellungen.
➡️ Schritt 3: Bestehende Dokumente digitalisieren und wiederkehrende Prozesse neu denken
Sobald Ihre digitale Grundstruktur steht, geht es darum, Papier gezielt zu reduzieren und zentrale Abläufe konsequent digital abzubilden. Wichtig ist ein pragmatischer Ansatz: Statt ganze Archive auf einmal zu scannen, konzentrieren Sie sich auf die Dokumente und Prozesse, die für Ihren Startbereich wirklich relevant sind.
Wenn wir bei unserem Beispiel der Rechnungsbearbeitung bleiben, zeigt sich schnell, warum dieser Schritt so wichtig ist: Eingehende Belege landen an verschiedenen Stellen, werden weitergereicht oder zwischendurch abgelegt – und genau dort entstehen Verzögerungen. Durch eine gezielte Digitalisierung schaffen Sie schnell mehr Transparenz und entlasten Ihr Team spürbar.
Papierbestände sinnvoll priorisieren
Sortieren Sie Ihre bestehenden Unterlagen in drei Kategorien:
Sofort digitalisieren: laufende Rechnungen, aktuelle Belege, Dokumente, die noch in Freigabe sind
Später digitalisieren: ältere Unterlagen, die selten benötigt werden
Im Original aufbewahren: Dokumente mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (z. B. bestimmte Verträge)
Für Rechnungen genügt in der Regel eine revisionssichere digitale Ablage, solange sie unveränderbar gespeichert und eindeutig zuzuordnen ist.
Wiederkehrende Prozesse neu gestalten
Der eigentliche Mehrwert entsteht nicht durch das Scannen selbst, sondern durch das Neudenken wiederkehrender Abläufe. Fragen Sie sich:
Wie können Dokumente künftig direkt digital eingehen?
Welche Schritte lassen sich automatisieren?
Wo lassen sich manuelle Freigaben durch digitale Workflows ersetzen?
Übertragen auf die Rechnungsbearbeitung bedeutet das zum Beispiel: Freigaben laufen künftig digital statt per Unterschrift auf Papier, Rechnungen gehen per E-Mail oder Upload ein statt per Post, und statt individuell benannter Dateien nutzen alle dieselben Vorlagen und klar definierten Zuständigkeiten.
So entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow, der schneller, nachvollziehbarer und deutlich weniger fehleranfällig ist.
Durch diese Kombination aus gezielter Digitalisierung und Prozessoptimierung entsteht ein sauberer digitaler Kernbereich. Er ist der Ausgangspunkt, auf dem Sie weitere Prozesse Schritt für Schritt aufbauen können.
Tipp: Halten Sie jeden neuen digitalen Prozess so einfach wie möglich. Weniger manuelle Schritte und klare Zuständigkeiten erhöhen die Akzeptanz und sorgen dafür, dass Ihr Team den Workflow zuverlässig anwendet.
➡️ Schritt 4: Team schulen und digitale Arbeitsweisen standardisieren
Auch die beste digitale Struktur entfaltet ihren Nutzen erst, wenn Ihr Team sie sicher und einheitlich nutzt. Dieser Schritt sorgt dafür, dass alle beteiligten Personen wissen, wo Dokumente abgelegt werden, wie digitale Freigaben funktionieren und welche Regeln im neuen Workflow gelten.
Wenn wir beim Beispiel der Rechnungsbearbeitung bleiben, geht es jetzt darum, sicherzustellen, dass alle Beteiligten verstehen:
wie Rechnungen künftig digital eingehen (z. B. per Upload, E-Mail oder App)
wie sie richtig abgelegt und verschlagwortet werden
wer für Freigaben zuständig ist und wie digitale Signaturen funktionieren
wie der Ablauf dokumentiert wird, damit alle Schritte nachvollziehbar bleiben
Ohne diese gemeinsamen Standards entstehen schnell neue Fehlerquellen – nicht, weil die Technik kompliziert wäre, sondern weil verschiedene Personen unterschiedliche Arbeitsweisen nutzen.
So schaffen Sie klare, verbindliche digitale Routinen:
Regeln für Dateibenennung und Ablagestrukturen definieren: Kurze, verständliche Vorgaben (z. B. Datum_Lieferant_Betrag) sorgen dafür, dass Dokumente später leicht auffindbar bleiben.
Verantwortlichkeiten eindeutig klären: Wer nimmt Rechnungen entgegen? Wer prüft sie? Wer gibt sie frei? Wenn diese Rollen einmal sauber definiert sind, läuft der digitale Prozess deutlich reibungsloser.
Kurze Schulungen und How-tos bereitstellen: Ein 20-minütiger Walkthrough reicht oft aus, um Unsicherheiten zu nehmen – insbesondere bei Teams, die bisher hauptsächlich papierbasiert gearbeitet haben.
Fragen frühzeitig abfangen: In den ersten zwei bis drei Wochen lohnt sich eine zentrale Ansprechperson, die Rückfragen sammelt und Abläufe bei Bedarf leicht nachjustiert.
Durch diese Standardisierung entsteht ein gemeinsames digitales Verständnis – und damit die Grundlage dafür, dass Ihr neuer Workflow stabil, fehlerarm und für alle Beteiligten nachvollziehbar funktioniert.
➡️ Schritt 5: Digitale Prozesse konsequent pflegen, optimieren und durchsetzen
Sobald Ihr erster digitaler Workflow stabil läuft, beginnt die Phase, die darüber entscheidet, ob Ihr papierloses Büro langfristig funktioniert: kontinuierliche Pflege und klare Regeln für den Alltag. Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern eine Arbeitsweise, die regelmäßig überprüft und weiterentwickelt wird.
Bleiben wir beim Beispiel der Rechnungsbearbeitung: Vielleicht funktioniert der neue digitale Prozess inzwischen zuverlässig – Rechnungen gehen elektronisch ein, werden korrekt abgelegt und zügig freigegeben. Jetzt geht es darum, diesen Standard dauerhaft zu sichern und weiter auszubauen.
So bleiben Ihre digitalen Prozesse stabil:
Regelmäßig prüfen, ob der Workflow noch passt: Ein kurzer monatlicher Check genügt: Kommen Rechnungen sauber digital rein? Werden Freigaben eingehalten? Gibt es neue Engpässe, die Sie optimieren sollten?
Feedback aus dem Team nutzen: Mitarbeiter*innen sehen früh, wo Abläufe noch haken – etwa bei unklaren Verantwortlichkeiten oder uneinheitlicher Dateiablage. Kleine Anpassungen machen hier oft einen großen Unterschied.
Neue Medienbrüche konsequent vermeiden: Sobald ein Prozess digital läuft, sollte Papier nicht wieder „hintenrum“ zurückkehren. Wenn also jemand eine Rechnung zwischendurch ausdruckt oder eine Freigabe analog einholt, lohnt sich ein kurzes Gespräch über die vereinbarten digitalen Regeln.
Digitalisierung auf weitere Prozesse ausweiten: Was für Rechnungen funktioniert, funktioniert oft genauso gut für Verträge, Onboarding-Dokumente, interne Formulare oder Urlaubsanträge. Nutzen Sie den Schwung des ersten erfolgreichen Workflows.
Tools und Systeme aktuell halten: Prüfen Sie gelegentlich, ob Ihre Software noch die beste Lösung für Ihre Anforderungen bietet – etwa, wenn Ihr Unternehmen wächst oder neue Funktionen verfügbar werden.
Wenn diese Phase gut gelingt, entwickelt sich Ihr Unternehmen Schritt für Schritt zu einer zuverlässig digitalen Arbeitsumgebung – in der papierbasierte Umwege nicht nur reduziert, sondern langfristig überflüssig werden.
Fazit: Kleine Schritte auf dem Weg zum papierlosen Büro
Der Übergang ins papierlose Büro entsteht selten durch einen großen Umbruch. Viel wirksamer ist eine Reihe kleiner, gut geplanter Schritte: eine präzise Analyse Ihres Papierverbrauchs, die passende digitale Infrastruktur, klar gestaltete Workflows und ein Team, das mit einheitlichen digitalen Routinen arbeitet. Auf dieser Basis verändert sich Ihr Arbeitsalltag Stück für Stück – wird transparenter, effizienter und deutlich weniger fehleranfällig.
Genauso wichtig ist eine realistische Erwartung: Nicht alles muss sofort digital werden, und manche Dokumente bleiben auch künftig in Papierform bestehen. Entscheidend ist, dass Sie dort beginnen, wo Digitalisierung den größten Nutzen bringt – und von dort aus weiter wachsen.
Wie geht es weiter?
Beginnen Sie mit einem überschaubaren Bereich wie der Rechnungsbearbeitung und setzen Sie die fünf Schritte konsequent um. Sobald dieser Ablauf stabil digital funktioniert, übertragen Sie das Vorgehen auf weitere Prozesse: Verträge, Personalunterlagen, interne Formulare oder Freigabewege. So entwickelt sich Ihr Büro nach und nach zu einer digitalen Arbeitsumgebung, die sicher, nachvollziehbar und langfristig tragfähig ist.
Bereit für den nächsten Schritt in Richtung digitales Büro? Mit einem Tide Geschäftskonto erhalten Sie Zugang zu Funktionen, die Ihren digitalen Arbeitsalltag unterstützen – von der digitalen Rechnungsstellung über den Beleg-Upload bis hin zur automatischen Zuordnung von Transaktionen und der integrierten DATEV-Anbindung. So digitalisieren Sie Ihre Finanzprozesse, ohne zusätzliche Tools einführen zu müssen.
