In Deutschland sind Einzelunternehmen grundsätzlich verpflichtet, eine Steuererklärung einzureichen – unabhängig davon, ob Gewinne erzielt wurden oder das Unternehmen ein Jahr ohne Umsatz geführt wurde. Diese Pflicht gilt für Freiberufler*innen ebenso wie für gewerbliche Einzelunternehmer*innen.
Auch wenn die Steuererklärung auf den ersten Blick komplex wirkt, bietet sie mehr als nur die Erfüllung formaler Vorgaben. Sie schafft Transparenz über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens und unterstützt Sie dabei, Entscheidungen für das kommende Geschäftsjahr fundiert zu treffen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, worauf Einzelunternehmen bei der Steuererklärung achten müssen, welche Bestandteile relevant sind, welche Formulare und Fristen gelten und wie Sie die Steuererklärung als Einzelunternehmer*in selber machen – strukturiert, vollständig und rechtssicher.
Welche Steuern sind für Einzelunternehmen relevant?
Bevor Sie mit der Steuererklärung beginnen, lohnt sich ein Blick auf die Steuerarten, die ein Einzelunternehmen betreffen können. Zwar unterscheiden sich die steuerlichen Pflichten je nach Tätigkeit, doch drei Bereiche spielen fast immer eine Rolle:
Einkommensteuer: Als Einzelunternehmer*in versteuern Sie Ihren Gewinn im Rahmen der Einkommensteuer. Grundlage dafür ist Ihre Gewinnermittlung – meist die EÜR. Der ausgewiesene Gewinn fließt direkt in Ihre persönliche Steuerberechnung ein.
Umsatzsteuer: Ob Sie Umsatzsteuer ausweisen müssen, hängt davon ab, ob Sie der Regelbesteuerung unterliegen oder die Kleinunternehmerregelung nutzen. Für viele Unternehmen ist die Umsatzsteuer ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung, insbesondere wenn regelmäßig Vorsteuer geltend gemacht wird.
Gewerbesteuer: Gewerbliche Einzelunternehmer*innen zahlen zusätzlich Gewerbesteuer, sobald der Gewinn den Freibetrag von 24.500 Euro übersteigt. Freiberufler*innen hingegen sind von der Gewerbesteuer befreit.
Mehr darüber erfahren Sie in unserem ausführlichen Leitfaden zu den verschiedenen Steuerarten, die für Einzelunternehmen gelten.
Jetzt, da die grundlegenden Steuerarten geklärt sind, schauen wir uns an, welche Bestandteile Ihre Steuererklärung als Einzelunternehmen konkret umfasst und worauf Sie dabei besonders achten sollten.
Wichtige Bestandteile der Steuererklärung für Einzelunternehmen
Damit Ihre Steuererklärung vollständig und nachvollziehbar ist, verlangt das Finanzamt mehrere zentrale Angaben. Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören:
die Gewinnermittlung (meist über die EÜR)
die umsatzsteuerlichen Angaben
die passende Anlage S oder G
die Angaben zu Entnahmen und Einlagen
die GoBD-konformen Belege und Aufbewahrungsunterlagen
Diese Elemente bilden das Fundament Ihrer Steuererklärung. Im Folgenden schauen wir uns die einzelnen Bestandteile im Detail an und zeigen, worauf Sie besonders achten sollten.
➡️ Die Gewinnermittlung als Ausgangspunkt
Für die meisten Einzelunternehmen bildet die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) die Grundlage der Steuererklärung. Sie stellt gegenüber, welche Einnahmen erzielt wurden und welche Ausgaben im Laufe des Jahres angefallen sind. Das Ergebnis – Ihr Gewinn – fließt anschließend direkt in die Einkommensteuer ein.
Einzelunternehmer*innen, die bestimmte Schwellen überschreiten, müssen jedoch statt der EÜR eine Bilanz erstellen. Das ist der Fall ab einem Jahresumsatz von über 600.000 Euro oder einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro. Auch Unternehmen, die freiwillig Bücher führen oder branchenspezifischen Vorgaben unterliegen, bilanzieren.
Die Gewinnermittlung bietet Ihnen nicht nur die Grundlage für Ihre Steuererklärung, sondern auch wertvolle Einblicke in die wirtschaftliche Entwicklung Ihres Unternehmens – besonders dann, wenn Sie mit digitaler Buchhaltung arbeiten.
Wenn Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben direkt digital erfassen möchten, unterstützt Sie Tide Buchhaltung dabei, Belege strukturiert abzulegen, Kategorien automatisch zuzuordnen und Ihre EÜR effizient vorzubereiten.
Gut zu wissen: Fehler entstehen häufig dort, wo Beträge anteilig berücksichtigt werden müssen – etwa bei privat mitgenutzten Telefon- oder Fahrzeugkosten. Auch unvollständige Abschreibungen oder falsch zugeordnete Ausgaben führen immer wieder zu Rückfragen des Finanzamts.
➡️ Umsatzsteuerangaben
Neben der Gewinnermittlung erwartet das Finanzamt korrekte Angaben zur Umsatzsteuer. Ob Sie Umsatzsteuer abführen müssen, hängt davon ab, ob Sie der Regelbesteuerung unterliegen oder die Kleinunternehmerregelung nutzen.
Bei der Regelbesteuerung geben Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer ab und können gleichzeitig Vorsteuer geltend machen. Wenn Sie Kleinunternehmer*in sind, müssen Sie in der Erklärung bestätigen, dass Sie keine Umsatzsteuer berechnen.
➡️ Anlage S oder Anlage G
Je nach Art Ihrer Tätigkeit gehört eine passende Anlage zur Steuererklärung:
Freiberufler*innen bzw. Personen mit Einkünften aus selbstständiger Arbeit nutzen Anlage S.
Gewerbliche Einzelunternehmer*innen nutzen Anlage G.
Beide Anlagen ordnen Ihre Tätigkeit steuerlich ein und enthalten zusätzliche Angaben zu Ihrem Gewinn.
➡️ Entnahmen, Einlagen und Geldbewegungen
Ein weiterer zentraler Punkt betrifft die Entnahmen und Einlagen. Sie dokumentieren, wie viel Geld Sie privat aus dem Unternehmen entnommen oder wie viel Kapital Sie eingebracht haben. Diese Informationen helfen dem Finanzamt, Ihre Buchführung auf Plausibilität zu prüfen.
Besonders wichtig ist eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben. Ein digitales Geschäftskonto wie Tide erleichtert diese Trennung erheblich und sorgt dafür, dass Ihre Finanzbewegungen sauber dokumentiert sind.
➡️ Belege und Aufbewahrungspflichten
Auch wenn Belege nicht mit der Steuererklärung eingereicht werden müssen, sind Einzelunternehmer*innen verpflichtet, alle steuerlich relevanten Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren.
Damit diese Unterlagen GoBD-konform sind, müssen sie vollständig, unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden. Digitale Buchhaltungstools unterstützen Sie dabei, Belege sicher zu erfassen und revisionssicher abzulegen, sodass Sie bei einer Betriebsprüfung optimal vorbereitet sind.
Formulare und Abgabefristen im Überblick
Nachdem klar ist, welche Bestandteile Ihre Steuererklärung umfasst, geht es im nächsten Schritt darum, diese Informationen im richtigen Formular abzubilden. Die Steuererklärung für Einzelunternehmen besteht aus mehreren Modulen, die im ELSTER-Portal strukturiert angelegt sind. Welche Formulare Sie benötigen, hängt davon ab, ob Sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind – und ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind.
Die folgende Übersicht hilft Ihnen, die wichtigsten Formulare einzuordnen und schneller zu verstehen, wo Sie Ihre Angaben hinterlegen:
Formular | Wofür es verwendet wird |
|---|
| Erfassung Ihrer Einnahmen und Ausgaben zur Ermittlung des Jahresgewinns |
| Einkünfte aus selbstständiger / freiberuflicher Tätigkeit |
| Einkünfte aus Gewerbebetrieb |
| Jahresangaben zu Umsatzsteuer und Vorsteuer |
| Ergänzende Angaben zur EÜR, z. B. bei Sonderabschreibungen oder bestimmten Betriebsausgaben |
In ELSTER werden Sie Schritt für Schritt durch diese Formulare geführt. Viele Einzelunternehmer*innen beginnen mit der EÜR, da sie die Grundlage für alle weiteren Angaben bildet. Danach folgen – je nach Tätigkeit – die Anlage S oder G sowie die Umsatzsteuererklärung.
➡️ Welche Abgabefristen gelten für Einzelunternehmen?
Die Abgabefrist hängt davon ab, ob Sie die Erklärung selbst einreichen oder eine Steuerberatung beauftragen. Grundsätzlich gilt:
Bei Selbstabgabe: 31. Juli des Folgejahres
Mit Steuerberatung: in der Regel bis Ende Februar des übernächsten Jahres
Für das Steuerjahr 2025 gelten beispielsweise folgende Fristen:
Ohne Steuerberatung: Abgabe bis 31. Juli 2026
Mit Steuerberatung: Abgabe bis 28. Februar 2027
Neben der Jahresfrist sollten Sie auch die Termine für Umsatzsteuer-Voranmeldungen im Blick behalten. Je nach Verpflichtung erfolgen diese monatlich oder vierteljährlich – unabhängig von der Jahreserklärung.
Gut zu wissen: Wenn Sie Ihre Steuererklärung verspätet einreichen, kann das Finanzamt automatisch Verspätungszuschläge festsetzen. Diese erhöhen sich mit der Dauer der Verspätung. Eine frühzeitige Organisation – inklusive Belegmanagement und Rücklagenbildung – hilft, zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Steuererklärung für Einzelunternehmen: So gehen Sie vor
Viele fragen sich: Kann ich die Steuererklärung als Einzelunternehmer*in selber machen? Die gute Nachricht: Mit einer klaren Struktur, vollständigen Unterlagen und einem gewissen Zeitfenster ist das absolut möglich. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie dabei am besten vorgehen.
➡️ Schritt 1: Unterlagen sammeln und vorbereiten
Bevor Sie mit der Steuererklärung starten, sollten Sie alle Unterlagen sammeln, die Sie für Ihre Angaben benötigen. Eine vollständige Dokumentation sorgt dafür, dass Sie jeden Schritt der Erklärung reibungslos ausfüllen können. Dazu gehören unter anderem:
Kontoauszüge, über die die geschäftliche Vorgänge liefen
ausgestellte und empfangene Rechnungen
Verträge und Leistungsnachweise
Belege zu regelmäßigen Kosten wie Software, Telefon oder Büromaterial
Nachweise über Investitionen und Abschreibungen
Fahrtenbücher oder Reisekostenaufstellungen
bereits abgegebene Umsatzsteuer-Voranmeldungen, falls zutreffend
Sobald alles geordnet vorliegt, gewinnen Sie einen klaren Überblick über das steuerliche Gesamtbild Ihres Geschäftsjahres – eine solide Grundlage für die weiteren Schritte.
➡️ Schritt 2: Einnahmen und Ausgaben erfassen
Im nächsten Schritt geht es darum, alle Geschäftsvorfälle des Jahres vollständig zu erfassen. Hier kommt es auf Klarheit und Genauigkeit an: Jede Einnahme und jede Ausgabe sollte einem passenden Buchungskonto oder einer Kategorie zugeordnet werden.
Gerade bei gemischt genutzten Kosten – etwa Smartphone, Internet oder Pkw – ist eine sorgfältige Aufteilung entscheidend. So vermeiden Sie fehlerhafte Angaben in der Gewinnermittlung.
➡️ Schritt 3: Gewinnermittlung erstellen
Auf Basis Ihrer erfassten Vorgänge erstellen Sie nun die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Sie bildet das Herzstück Ihrer Steuererklärung und zeigt, welchen Gewinn oder Verlust Ihr Unternehmen im Jahr erzielt hat.
Achten Sie darauf, dass:
Privatanteile korrekt angesetzt,
Investitionen richtig abgeschrieben und
außergewöhnliche oder einmalige Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert sind.
Die EÜR ist später die Grundlage für Ihre Eintragungen in der Anlage S oder Anlage G.
➡️ Schritt 4: Umsatzsteuerangaben prüfen
Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, sollten Sie nun Ihre Umsatzsteuerangaben abgleichen: Haben Sie alle vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge korrekt erfasst? Sind alle Vorsteuerbeträge belegbar? Stimmen die Angaben mit Ihren Umsatzsteuer-Voranmeldungen überein?
Wenn Sie Kleinunternehmer*in sind, genügt der Hinweis darauf in Ihrer Steuererklärung. Dennoch sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Umsätze die Umsatzgrenzen für die Regelung nicht überschreiten.
➡️ Schritt 5: Formulare ausfüllen
Nun übertragen Sie Ihre Angaben in die entsprechenden ELSTER-Formulare:
die EÜR
die Anlage S (für Freiberufler*innen) oder G (für Gewerbetreibende)
die Umsatzsteuererklärung, falls erforderlich
sowie ggf. die Anlage AVEÜR
ELSTER führt Sie Schritt für Schritt durch die Formulare. Wichtig ist, dass Ihre Angaben konsistent bleiben und keine Widersprüche zwischen den einzelnen Formularen entstehen.
➡️ Schritt 6: Steuererklärung über ELSTER einreichen
Im letzten Schritt senden Sie die Erklärung digital über ELSTER ab. Sie erhalten anschließend eine elektronische Bestätigung sowie später den Steuerbescheid.
Viele Einzelunternehmer*innen prüfen an dieser Stelle noch einmal ihre Unterlagen, um sicherzustellen, dass alle Belege und Aufzeichnungen vollständig sind – insbesondere bei komplexen oder größeren Positionen.
Gut zu wissen: Für die elektronische Abgabe Ihrer Steuererklärung benötigen Sie ein ELSTER-Zertifikat. Die Registrierung erfolgt über das Portal www.elster.de unter „Benutzerkonto erstellen“. Wählen Sie dort die Option für Unternehmen oder Selbstständige aus.
Nach der Anmeldung erhalten Sie einen Aktivierungscode per Post. Planen Sie dafür einige Tage ein – ohne diesen Code können Sie Ihre Steuererklärung nicht über ELSTER einreichen.
Häufige Fehler in der Steuererklärung von Einzelunternehmen – und wie Sie sie vermeiden
Auch gut vorbereitete Einzelunternehmer*innen stolpern bei der Steuererklärung immer wieder über ähnliche Fallstricke. Viele entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus alltäglichen Situationen: ein fehlender Beleg, eine falsch zugeordnete Ausgabe oder eine vermischte Zahlung. Wenn Sie die folgenden Punkte im Blick behalten, reduzieren Sie Rückfragen des Finanzamts und vermeiden unnötigen Aufwand.
➡️ Unklare Trennung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben
Gerade bei gemeinsam genutzten Geräten wie Smartphone, Internetanschluss oder Pkw kann schnell Unklarheit entstehen. Werden Privat- und Geschäftsanteile nicht sauber dokumentiert, führt das oft zu Rückfragen. Eine klare Zuordnung – idealerweise schon im Jahresverlauf über ein Geschäftskonto – wirkt hier vorbeugend.
➡️ Widersprüche zwischen EÜR, Anlage S/G und Umsatzsteuererklärung
Ein häufiger Fehler entsteht, wenn Angaben in verschiedenen Formularen nicht miteinander übereinstimmen. Beispiel: Die vereinnahmte Umsatzsteuer in der EÜR passt nicht zu den Angaben in der Umsatzsteuererklärung. Ein kurzer Abgleich vor Abgabe hilft, solche Inkonsistenzen zu vermeiden.
➡️ Fehlende oder unvollständige Abschreibungen
Bei Anschaffungen, die über mehrere Jahre genutzt werden, kommt es häufig zu Fehlern. Entweder wird die Abschreibung vergessen oder falsch berechnet. Eine aktuelle Übersicht Ihrer Wirtschaftsgüter ist hier ein hilfreiches Arbeitsmittel.
➡️ Nicht erfasste Entnahmen und Einlagen
Diese Posten werden oft unterschätzt – dabei sind sie wichtig, um die Plausibilität Ihrer Zahlen sicherzustellen. Besonders wenn private und geschäftliche Transaktionen über dasselbe Konto laufen, sollten Entnahmen und Einlagen ausdrücklich dokumentiert sein.
➡️ Unvollständige oder nicht GoBD-konforme Belegführung
Das Finanzamt verlangt nachvollziehbare, unveränderbare und vollständige Belege. Fehlen Belege oder sind sie nicht ordnungsgemäß gespeichert, kann das im Zweifel zu Schätzungen oder Nachfragen führen. Eine konsequente Belegorganisation erleichtert die Prüfung und schützt vor Ärger.
Kurz-Check: Die wichtigsten Punkte vor Abgabe der Steuererklärung
Bevor Sie Ihre Steuererklärung einreichen, lohnt sich ein letzter Blick auf die zentralen Angaben. Der folgende Kurz-Check hilft Ihnen dabei, mögliche Lücken zu erkennen und sicherzustellen, dass Ihre Unterlagen vollständig und stimmig sind:
Ist Ihre Gewinnermittlung vollständig und plausibel? Alle Einnahmen und Ausgaben erfasst, Privatanteile korrekt berücksichtigt?
Sind Ihre Umsatzsteuerangaben konsistent? Stimmen EÜR, Umsatzsteuererklärung und Voranmeldungen überein?
Sind Entnahmen und Einlagen dokumentiert? Gibt es klare Nachweise für Geldbewegungen zwischen Unternehmen und Privatbereich?
Liegt eine nachvollziehbare Belegorganisation vor? Belege vollständig, GoBD-konform gespeichert und sofort auffindbar?
Sind die richtigen Formulare ausgefüllt? Anlage S oder G, EÜR, Umsatzsteuererklärung und ggf. AVEÜR?
Haben Sie ausreichend Rücklagen für die Steuerzahlung eingeplant? Besonders wichtig bei schwankenden Einnahmen.
Ein Kurz-Check wie dieser gibt Ihnen Sicherheit, bevor Sie die Erklärung übermitteln – und reduziert das Risiko von Rückfragen durch das Finanzamt.
Tipp: Wenn Sie beim Durchgehen des Kurz-Checks merken, dass Unterlagen fehlen oder Angaben unklar sind, lohnt es sich, diese Punkte direkt im laufenden Jahr zu optimieren. Kleine, regelmäßige Routinen – etwa das zeitnahe Erfassen von Belegen – erleichtern die nächste Steuererklärung erheblich.
Fazit: Die Steuererklärung für Einzelunternehmen mit Klarheit und System meistern
Eine gut vorbereitete Steuererklärung schafft Struktur und Transparenz – nicht nur für das Finanzamt, sondern auch für Ihre eigenen Entscheidungen als Unternehmer*in. Wenn Sie Ihre Unterlagen sorgfältig organisieren, typische Fehler vermeiden und die zentralen Schritte im Blick behalten, lässt sich die Erklärung klar, effizient und ohne unnötigen Stress bewältigen. So gewinnen Sie Sicherheit und eine solide Basis für Ihre finanzielle Planung.
Wie geht es weiter?
Bevor Sie mit der Steuererklärung beginnen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Grundlagen: Stellen Sie sicher, dass Ihr ELSTER-Zertifikat aktiv ist, halten Sie alle steuerlichen Fristen im Kalender fest und schaffen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Unterlagen in Ruhe vorzubereiten. So starten Sie strukturiert in den Prozess und behalten von Anfang an den Überblick.
