Viele Selbstständige und Gründer*innen entscheiden sich früher oder später dafür, ihr Einzelunternehmen in eine GmbH umzuwandeln. Die Gründe sind vielfältig: mehr Haftungsschutz, eine professionellere Struktur, bessere Finanzierungsmöglichkeiten oder einfach der nächste Schritt in der Unternehmensentwicklung.
Es ist ein wichtiges Vorhaben – aber wie funktioniert die Umwandlung genau?
In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Methoden Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie den gesamten Prozess klar und strukturiert gestalten. Außerdem finden Sie eine kompakte Checkliste zu Dokumenten und Voraussetzungen, damit Sie sich optimal vorbereiten können.
Welche Methoden gibt es, um ein Einzelunternehmen in eine GmbH umzuwandeln?
Es gibt mehrere Methoden, um ein Einzelunternehmen in eine GmbH umzuwandeln. Welche Variante für Sie passend ist, hängt vor allem von Ihrer Unternehmensstruktur, den Vermögenswerten und Ihren Plänen ab.
Zur Orientierung finden Sie hier einen kompakten Überblick:
Ausgliederung nach UmwG: Übertragung des gesamten Betriebs im Rahmen einer gesetzlich geregelten Gesamtrechtsnachfolge.
Einbringung in eine GmbH: Überführung des Einzelunternehmens als Sacheinlage in eine bestehende oder neu gegründete GmbH.
Sachgründung oder Sachkapitalerhöhung: Nutzung des Betriebsvermögens als Sacheinlage bei der Gründung oder Kapitalerhöhung einer GmbH.
Verkauf oder Verpachtung an die eigene GmbH: Indirekte Umwandlung, bei der das Einzelunternehmen bestehen bleibt, aber der operative Betrieb auf die GmbH übergeht.
Im Anschluss gehen wir detailliert darauf ein, wie diese Methoden funktionieren und wann sie sinnvoll sind.
1️⃣ Ausgliederung nach UmwG
Die Ausgliederung nach dem Umwandlungsgesetz (UmwG) ist eine rechtssichere Methode, um den gesamten Betrieb auf eine GmbH zu übertragen. Sie eignet sich vor allem, wenn Ihr Unternehmen bereits gewachsen ist oder viele Verträge, Vermögenswerte und Mitarbeiter*innen betroffen sind.
Wenn Sie Ihr Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln möchten und sich eine klare Gesamtrechtsnachfolge wünschen, bietet die Ausgliederung eine strukturierte Lösung. Alle Vermögensgegenstände, Rechte und Pflichten gehen automatisch auf die GmbH über – ohne dass einzelne Verträge neu abgeschlossen werden müssen.
Der Prozess beginnt mit einem Ausgliederungsplan, der notariell beurkundet und anschließend beim Handelsregister angemeldet wird. Mit der Eintragung wird die Ausgliederung wirksam und die GmbH übernimmt den operativen Betrieb.
2️⃣ Einbringung eines Einzelunternehmens in eine GmbH
Die Einbringung ist eine der häufigsten Methoden, um ein Einzelunternehmen in eine GmbH zu überführen. Sie übertragen Ihren Betrieb als Ganzes auf eine neu gegründete oder bestehende GmbH, meist als Sacheinlage gegen Gewährung von GmbH-Anteilen.
Die Methode ist flexibel und für unterschiedliche Unternehmensgrößen geeignet. Sie kann eine Übertragung einzelner oder aller Vermögenswerte ermöglichen, ohne zwingende Gesamtrechtsnachfolge wie bei der Ausgliederung. In vielen Fällen lässt sich die Einbringung steuerneutral gestalten, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Grundlage ist die Bewertung des einzubringenden Vermögens und ein Einbringungsvertrag, der notariell beurkundet und zusammen mit den Gründungs- oder Änderungsunterlagen der GmbH beim Handelsregister eingereicht wird.
3️⃣ Einbringung über Sachgründung oder Sachkapitalerhöhung
Bei der Sachgründung wird die GmbH direkt mit dem Vermögen des Einzelunternehmens gegründet. Ihre Betriebsmittel – etwa Inventar, Maschinen, Softwarelizenzen oder Markenrechte – dienen als Sacheinlage für das Stammkapital.
Alternativ können Sie eine bestehende GmbH über eine Sachkapitalerhöhung mit den Vermögenswerten des Einzelunternehmens ausstatten. Auch hier wird das Betriebsvermögen als Sacheinlage eingebracht und bewertet.
Beide Varianten erfordern eine sorgfältige Bewertung der Vermögenswerte. Häufig ist ein externes Gutachten notwendig, um den Wert der Sacheinlagen zu bestätigen. Der Prozess wird notariell begleitet und mit der Handelsregistereintragung wirksam.
4️⃣ Alternative Wege: Verkauf oder Verpachtung an die eigene GmbH
Neben den klassischen Umwandlungsmethoden können Sie Ihr Einzelunternehmen auch an Ihre eigene GmbH verkaufen oder verpachten. Die GmbH übernimmt dann den operativen Betrieb, während das Einzelunternehmen formal bestehen bleibt. Das kann sinnvoll sein, wenn bestimmte Vermögenswerte getrennt geführt werden sollen oder Sie mehr Flexibilität bei der steuerlichen Gestaltung wünschen.
Ein Verkauf oder eine Verpachtung kommt häufig dann in Betracht, wenn eine spätere Umstrukturierung geplant ist – beispielsweise, wenn Sie Ihr Einzelunternehmen in eine GmbH & Co. KG umwandeln möchten. In dieser Konstellation fungiert die GmbH später als Komplementärin, während das Vermögen in die KG eingebracht oder ihr überlassen wird.
Nachdem Sie nun die verschiedenen Methoden kennen, schauen wir uns im nächsten Schritt an, wie Sie den Umwandlungsprozess konkret und strukturiert starten können.
So können Sie Ihr Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln: Schritt-für-Schritt-Roadmap
So gehen Sie vor, wenn Sie Ihr Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln möchten. Diese Roadmap begleitet Sie durch alle wichtigen Schritte – von der ersten Entscheidung bis zur Übergabe des operativen Geschäfts an die GmbH.
➡️ Schritt 1: Wählen Sie die passende Umwandlungsmethode
Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, welchen Weg Sie einschlagen möchten. Die zuvor vorgestellten Methoden unterscheiden sich deutlich in Aufwand, rechtlichen Wirkungen und steuerlichen Folgen.
Beziehen Sie unbedingt Ihre*n Steuerberater*in und – je nach Komplexität – juristische Unterstützung ein. Klären Sie dabei unter anderem:
Welche Vermögenswerte sollen übertragen werden?
Sollen Verträge, Rechte, Verbindlichkeiten und Mitarbeiter*innen übergehen?
Ist eine steuerneutrale Gestaltung möglich?
Welche Struktur streben Sie langfristig an (z. B. spätere GmbH & Co. KG)?
Eine klare Entscheidung an diesem Punkt erleichtert alle späteren Schritte.
➡️ Schritt 2: Bereiten Sie die GmbH-Gründung bzw. Sachgründung vor
Damit die Umwandlung erfolgen kann, benötigen Sie eine GmbH – entweder neu gegründet oder bereits bestehend. Dazu gehören:
Erstellung des Gesellschaftsvertrags
Festlegung des Stammkapitals (Bar- oder Sacheinlage)
Erstellung von Inventarlisten und ggf. Bewertungsgutachten
Vorbereitung der Eröffnungsbilanz
Falls Sie im Zuge der Umwandlung ein neues Geschäftskonto für die GmbH benötigen oder Ihre Bankverbindung neu strukturieren möchten, lohnt sich ein digitales Konto, das speziell auf die Bedürfnisse von Kapitalgesellschaften ausgerichtet ist. Mit Tide können Sie ein kostenloses Geschäftskonto eröffnen – inklusive integrierter Buchhaltungstools, die Ihre Finanzverwaltung deutlich vereinfachen.
➡️ Schritt 3: Lassen Sie alle Unterlagen notariell beurkunden
Sobald Methode und GmbH-Struktur feststehen, folgt ein zentraler Schritt: der Termin bei einem Notar bzw. einer Notarin. Die notarielle Beurkundung ist gesetzlich vorgeschrieben und macht die Umwandlung rechtlich wirksam.
Setzen Sie sich frühzeitig mit einem Notar bzw. einer Notarin in Verbindung und erläutern Sie Ihr Vorhaben. Häufig werden folgende Dokumente benötigt:
Einbringungsvertrag oder Ausgliederungsplan, in dem festgehalten wird, welche Vermögenswerte, Rechte und Verträge übertragen werden sollen.
GmbH-Gesellschaftsvertrag oder eine Satzungsänderung, wenn eine neue GmbH gegründet oder eine bestehende angepasst wird.
Nachweise zu Sacheinlagen, etwa Inventarlisten, Bewertungsunterlagen oder Wertgutachten, sofern Betriebsvermögen als Sacheinlage eingebracht wird.
Beim Termin werden die Dokumente gemeinsam geprüft und anschließend beurkundet. Danach übermittelt der Notar bzw. die Notarin die vollständigen Unterlagen an das Handelsregister. Für Sie entfällt damit ein großer Teil des administrativen Aufwands, da die Registeranmeldung professionell übernommen wird.
Gut zu wissen: Je vollständiger Ihre Unterlagen bereits vor dem Termin sind, desto schneller läuft die notarielle Prüfung ab. Es lohnt sich, insbesondere Inventarlisten und Bewertungen frühzeitig zusammenzustellen.
➡️ Schritt 4: Melden Sie die GmbH beim Handelsregister an
Nach der Beurkundung übernimmt der Notar bzw. die Notarin in der Regel auch die Anmeldung der GmbH beim zuständigen Handelsregister. Ihre Aufgabe ist vor allem, alle Unterlagen vollständig bereitzustellen und Rückfragen zügig zu beantworten.
Die GmbH entsteht rechtlich erst mit der Eintragung ins Handelsregister. Gleichzeitig wird die gewählte Umwandlung wirksam:
Einbringung: Vermögenswerte, Rechte und Pflichten gehen mit der Eintragung auf die GmbH über.
Ausgliederung: Die GmbH tritt in die Gesamtrechtsnachfolge ein; Verträge, Vermögen und Verbindlichkeiten werden automatisch übertragen.
Sachgründung: Die GmbH entsteht mit dem eingebrachten Betriebsvermögen als Sacheinlage; die Eintragung bestätigt die ordnungsgemäße Einbringung.
Erst mit dieser Eintragung darf die GmbH offiziell Geschäfte tätigen und Verträge abschließen. Bis dahin handelt sie als „GmbH in Gründung (i. G.)“, was rechtliche Einschränkungen mit sich bringt. In dieser Phase haften die Gründer*innen weiterhin persönlich für bestimmte Vorgänge.
Gut zu wissen: Ist die Dokumentation vollständig, erfolgt die Eintragung meist innerhalb von wenigen Tagen bis Wochen. Verzögerungen entstehen häufig durch fehlende Nachweise oder Rückfragen des Handelsregisters. Nutzen Sie auch gerne unsere Checkliste zur Gewerbeanmeldung.
➡️ Schritt 5: Nehmen Sie alle steuerlichen und gewerblichen Ummeldungen vor
Nach der Eintragung folgen mehrere administrative Schritte – insbesondere gegenüber dem Finanzamt und den Gewerbebehörden.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
Anmeldung der GmbH beim Finanzamt: Die GmbH erhält eine eigene Steuernummer (über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ via ELSTER).
Umsatzsteuerliche Registrierung: Die GmbH muss als neues Rechtssubjekt umsatzsteuerlich erfasst werden.
Gewerbliche Ummeldungen: Das bisherige Gewerbe wird ab- bzw. umgemeldet, die GmbH als neuer Betrieb eingetragen.
Lohnsteueranmeldungen: Bei Mitarbeiter*innen erfolgt die Lohnsteueranmeldung künftig über die GmbH.
In diesem Schritt klären Sie auch die steuerliche Behandlung der gewählten Umwandlung – etwa, ob eine steuerneutrale Einbringung nach dem Umwandlungssteuergesetz möglich ist. Stimmen Sie die Gestaltung eng mit Ihrer Steuerberatung ab.
➡️ Schritt 6: Übergeben Sie alle betrieblichen Abläufe an die GmbH
Mit der Eintragung ins Handelsregister sollte der gesamte Geschäftsverkehr auf die GmbH übergehen. Damit das reibungslos funktioniert, empfiehlt es sich, die wichtigsten Bereiche strukturiert umzustellen:
Verträge aktualisieren: Prüfen Sie Kund*innen-, Lieferant*innen- und Lizenzverträge. Viele lassen sich per kurzer Ergänzungsvereinbarung auf die GmbH übertragen.
Zahlungswege und Rechnungsstellung anpassen: Stellen Sie sicher, dass zukünftige Rechnungen im Namen der GmbH ausgestellt werden und Zahlungsdaten (IBAN, Kontoinhaber*in, Verwendungszweck) aktualisiert sind.
Buchhaltung und Tools umstellen: Aktualisieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware, Abrechnungssysteme und alle Tools, die Steuern, Finanzen oder Reportings betreffen.
Software, Zugänge und Lizenzen übertragen: Ändern Sie die Vertragspartner*innen überall dort, wo bisher das Einzelunternehmen hinterlegt war – z. B. Hosting, Domains, Cloud-Tools, Zahlungsdienste.
Mitarbeitende übernehmen: Falls vorhanden, gehen Arbeitsverhältnisse nach § 613a BGB auf die GmbH über. Informieren Sie Ihr Team frühzeitig über den Wechsel.
Außenauftritt aktualisieren: Passen Sie Impressum, Datenschutzerklärung, Website, E-Mail-Signaturen und andere rechtliche Hinweise an.
Tipp: Erstellen Sie am besten eine kurze Übergabeliste und arbeiten Sie diese Schritt für Schritt ab. Das hilft, nichts zu übersehen und den operativen Betrieb ohne Unterbrechung fortzuführen.
Welche Dokumente und Voraussetzungen benötigen Sie für die Umwandlung? (Mit vollständiger Checkliste)
Für die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH benötigen Sie einige zentrale Unterlagen. Viele davon haben Sie bereits aus der Vorbereitung oder den vorangegangenen Schritten. Diese kompakte Checkliste hilft Ihnen dabei, schnell zu prüfen, ob alles vollständig ist:
Gesellschaftsvertrag der GmbH (neu oder angepasst)
Einbringungsvertrag oder Ausgliederungsplan
Inventar- bzw. Vermögensliste des Einzelunternehmens
Nachweise zu Sacheinlagen, z. B. Bewertungsunterlagen oder Gutachten
Eröffnungsbilanz der GmbH (bei Neugründung)
Gewerbe- und steuerliche Unterlagen, inkl. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Relevante Verträge (Kund*innen, Lieferant*innen, Softwarelizenzen), falls Übertragungen erforderlich sind
Eine vollständige Dokumentation beschleunigt sowohl die notarielle Prüfung als auch die Handelsregistereintragung. Es lohnt sich, die Unterlagen vorab mit Ihrer Steuerberatung bzw. Ihrem Notar oder Ihrer Notarin abzustimmen.
Einzelunternehmen in GmbH umwandeln: Kosten, Steuern und typische Fallstricke
➡️ Kosten für die Umwandlung
Wenn Sie Ihr Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln, entstehen verschiedene Kosten. Ein Teil davon hängt von der gewählten Methode ab, ein Teil fällt bei jeder Variante an. Typische Kostenpositionen sind:
Notar- und Handelsregisterkosten für Beurkundung und Eintragung
Bewertungskosten für Sacheinlagen (falls erforderlich)
Beratungskosten für Steuer- und Rechtsberatung
Jährliche GmbH-Kosten, etwa für Jahresabschluss, Steuerberatung und laufende Buchhaltung
Falls Sie Gründungs- oder Bewertungskosten finanzieren möchten oder zusätzliches Kapital benötigen, kann eine externe Finanzierung sinnvoll sein. Über die Tide Kreditplattform können Sie Kreditoptionen in wenigen Minuten und kostenlos vergleichen – ohne Einfluss auf Ihren SCHUFA-Score.
➡️ Steuern: Was Sie beachten sollten
Bei der steuerlichen Behandlung der Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH ist vor allem entscheidend, ob die Übertragung steuerneutral erfolgen kann. Wichtige Punkte sind unter anderem:
§ 20 UmwStG: ermöglicht steuerneutrale Einbringung, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind
Stille Reserven: werden bei nicht steuerneutraler Übertragung steuerpflichtig
Umsatzsteuer: kann bei Verkauf oder Verpachtung eine Rolle spielen
Grunderwerbsteuer: relevant bei betrieblichem Immobilienvermögen
Wenn Sie langfristig planen, Ihr Einzelunternehmen in eine GmbH & Co. KG umzuwandeln, gelten zusätzliche steuerliche Besonderheiten, da die GmbH später als Komplementärin auftritt. Auch hier sollten Sie die Struktur frühzeitig mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
➡️ Typische Fallstricke
Häufige Herausforderungen entstehen durch fehlende Bewertungen, unvollständige Unterlagen für den Notar bzw. die Notarin oder Unsicherheiten bei der steuerlichen Einordnung. Eine frühzeitige Abstimmung mit Fachberater*innen verhindert Verzögerungen und vermeidbare Steuerbelastungen.
Fazit: Mit Klarheit und Struktur erfolgreich zur GmbH
Die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH ist ein bedeutender Schritt, der sorgfältige Vorbereitung und klare Entscheidungen erfordert. Wichtig ist, dass Sie die passende Methode wählen, Ihre Unterlagen vollständig zusammenstellen und den Prozess strukturiert angehen.
Mit der richtigen Planung und fachkundiger steuerlicher sowie rechtlicher Unterstützung schaffen Sie eine stabile Grundlage für die nächste Entwicklungsphase Ihres Unternehmens.
Wie geht es weiter?
Überlegen Sie im ersten Schritt, welche Umwandlungsmethode am besten zu Ihrer Unternehmensstruktur und Ihren Zielen passt. Anschließend können Sie die Punkte unserer Roadmap nacheinander durchgehen, um die GmbH-Gründung, die Beurkundung und die Übergabe des operativen Geschäfts effizient vorzubereiten.
Eine klare Zeitplanung und frühzeitig abgestimmte Unterlagen helfen Ihnen dabei, den Übergang reibungslos und ohne unnötige Verzögerungen umzusetzen.
